Microsoft 365: Sind Ihre Daten wirklich gesichert?

Viele Unternehmen nutzen heute Microsoft 365 für E-Mail, Dateien, Teams, SharePoint oder OneDrive. Die Zusammenarbeit funktioniert flexibel, die Daten sind von überall verfügbar und die Infrastruktur wird von Microsoft betrieben.

Doch eine Frage stellen sich viele Unternehmen erst dann, wenn etwas passiert:

Sind unsere Microsoft-365-Daten eigentlich gesichert?

«Viele Unternehmen gehen davon aus, dass eine Cloud-Lösung wie z.B. MS 365 bereits eine vollständige Datensicherung beinhaltet. Tatsächlich stellt Microsoft primär die Verfügbarkeit der Plattform sicher. Für die langfristige Sicherung und Wiederherstellung von E-Mails, Dateien, Teams-Daten oder SharePoint-Inhalten bleiben Unternehmen jedoch selbst verantwortlich. Eine unabhängige Backup-Lösung ist deshalb essenziell, um sich vor versehentlichem Löschen, Cyberangriffen, Compliance-Risiken oder Datenverlust zu schützen. Die Sicherung kann dabei lokal, in einem Rechenzentrum oder in einer separaten Cloud erfolgen»

Guido Steger, System Consultant a&f systems ag

Microsoft 365 ersetzt kein Backup

Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit der Plattform und schützt die zugrundeliegende Infrastruktur. Für die Sicherung und langfristige Aufbewahrung Ihrer Unternehmensdaten bleiben jedoch Sie selbst verantwortlich.

Gelöschte E-Mails, versehentlich entfernte Dateien, fehlerhafte Synchronisationen, Ransomware-Angriffe oder interne Fehlbedienungen können dazu führen, dass wichtige Daten verloren gehen. Je nach Situation lassen sich diese nicht mehr oder nur mit erheblichem Aufwand wiederherstellen. Besonders kritisch wird dies bei:

• Exchange Online (E-Mails)
• Kalendern und Kontakten
• Microsoft Teams
• OneDrive for Business
• SharePoint Online

Genau dort befinden sich heute oft die wichtigsten Unternehmensinformationen.

Was passiert bei einem Datenverlust?

Stellen Sie sich folgende Situationen vor:

• Ein Mitarbeitender löscht versehentlich einen wichtigen Kundenordner.
• Ein ehemaliger Benutzeraccount wird deaktiviert und relevante Daten gehen verloren.
• Eine Ransomware verschlüsselt synchronisierte Dateien.
• Eine wichtige E-Mail wird erst Monate später benötigt.
• Compliance- oder Revisionsanforderungen verlangen ältere Datenbestände.

Ohne ein separates Backup kann die Wiederherstellung schwierig oder gar unmöglich werden.

«Die Hauptverantwortung für die Datensicherheit liegt nicht in der IT, sondern im Verwaltungsrat sowie dem Management. Als CEO verlasse ich mich nicht auf Annahmen, sondern auf regelmässige Backup-Reports und dokumentierte Recovery-Tests. Nur wer nachweisen kann, dass Daten wiederhergestellt werden können, darf davon ausgehen, dass sie wirklich gesichert sind.»

Philippe Lindegger, CEO a&f systems ag

Unsere praxiserprobten und mehrfach erfolgreich eingesetzten Lösungen sind:

Veeam Backup für Microsoft 365

In der Vergangenheit haben wir im Beitrag Daten sichern: Veeam Backup für Microsoft Office 365 gezeigt, wie Unternehmen ihre Microsoft-365-Daten unabhängig sichern können.

Die Lösung hat sich seither als einer der Marktstandards etabliert.

Mit Veeam lassen sich unter anderem sichern:

• Exchange Online
• OneDrive for Business
• SharePoint Online
• Microsoft Teams

Die Sicherungsdaten bleiben dabei unter Ihrer Kontrolle. Je nach Anforderungen können sie lokal, in einem Rechenzentrum oder in einer hybriden Umgebung gespeichert werden. Besonders interessant für KMU ist die granulare Wiederherstellung einzelner E-Mails, Kalender, Kontakte oder Dateien. Bereits einzelne Objekte können schnell wiederhergestellt werden, ohne ganze Systeme zurückspielen zu müssen.

Synology Active Backup for Microsoft 365

Nicht jede Umgebung benötigt eine dedizierte Enterprise-Backup-Plattform.

Für viele kleinere und mittlere Unternehmen bietet sich eine besonders wirtschaftliche Alternative an: Synology Active Backup for Microsoft 365.

Falls bereits ein Synology NAS vorhanden ist, lässt sich Microsoft 365 oft ohne zusätzliche Lizenzkosten sichern. Dabei werden unter anderem folgende Dienste geschützt:

• Exchange Online
• Microsoft Teams
• OneDrive for Business
• SharePoint Online

Synology hebt besonders die zentrale Verwaltung, flexible Aufbewahrungsrichtlinien und die Möglichkeit hervor, Daten lokal auf dem eigenen NAS zu sichern. Zudem sind Such- und Wiederherstellungsfunktionen integriert, sodass einzelne E-Mails, Dateien oder Teams-Inhalte gezielt wiederhergestellt werden können. Viele unserer Kundinnen und Kunden verwenden bereits Synology-Lösungen. Im Beitrag Das digitale Office – die Synology-Collaboration-Lösungen haben wir die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten näher vorgestellt. Dort haben wir auch Active Backup for Microsoft 365 bereits als interessante Ergänzung erwähnt.

Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Antwort hängt von verschiedenen Faktoren ab:

In vielen Fällen kann die vorhandene Infrastruktur bereits genutzt werden. Dadurch entstehen nur geringe zusätzliche Investitionskosten.

Unsere Empfehlung

Ein Backup von Microsoft 365 gehört heute genauso zur IT-Grundabsicherung wie die Sicherung Ihres lokalen Servers.

Ob mit Veeam oder Synology: Der Aufwand für die Einrichtung ist in den meisten Umgebungen überraschend gering. Demgegenüber steht ein wirksamer Schutz gegen Datenverlust, Cyberangriffe und kostspielige Wiederherstellungsszenarien.

Wir prüfen gerne gemeinsam mit Ihnen:

• welche Daten aktuell geschützt sind,
• welche Risiken bestehen,
• welche Backup-Strategie sinnvoll ist,
• und ob eine vorhandene Veeam- oder Synology-Infrastruktur genutzt werden kann.

So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Microsoft-365-Daten.

Sind Ihre Microsoft-365-Daten bereits geschützt?

Wir analysieren Ihre bestehende Umgebung und zeigen Ihnen auf, wie sich Exchange Online, Teams, OneDrive und SharePoint mit Veeam oder Synology effizient und kostengünstig sichern lassen.