PIM Teil 1: Datenbank – Weshalb braucht es ein Publikationssystem?

Kennen Sie das?

Berge an E-Mails mit angehängten Word- oder Text-Dateien, Excel-Listen, CSV-Tabellen und Bilder in verschiedenen Formaten häufen sich neben Stapeln an hoch aufgelösten Bilddaten, PDF- oder InDesign-Dateien –  je auch noch auf Italienisch, Französisch oder Englisch – und das alles für nur ein Projekt. Doch welches war nochmals die aktuelle Version des französischen Textes auf Seite 13 und welches nun das endgültige Bild? Dabei ist es nur ein schwacher Trost, dass auch die anderen Beteiligten mit denselben Problemen kämpfen. Wie auch immer, irgendwie muss aus diesen Datenmassiven ein Katalog entstehen oder ein Webshop befüllt werden – oder beides.

Wünschen Sie sich nicht auch …

Eine Art allmächtige Excel-Datei? Quasi ein Gefäss, welches die Datenberge in sich aufnimmt, abspeichert, versioniert, datiert, zuweist – schlicht organisiert? Ein Container der gleichzeitig der Ort ist, worauf alle Projektbeteiligten zugreifen, Dateien einspeisen und abholen? Ein Gefäss, das als Zentrale die aktuellsten Versionen stets ersichtlich, ältere Versionen immer abrufbar und Sprachvarianten deutlich erkennbar macht sowie alle Daten nur in einmaliger Ausführung hält? Ein Hilfsmittel, welches wiederkehrende Abläufe wie Importe und Exporte automatisiert?

Datenbank: «Mise en place» für den Serienbrief bis zur Katalogproduktion

Es existiert eine Vielzahl an Lösungen, die dem Wunsch nach vereinfachtem Datenhandling und einem geordneten Workflow nachkommen. Sie vereinen sich unter dem Begriff Publikationssysteme. Es gibt einfache und umfangreiche, solche, denen eine einzige Excel-Tabelle als Grundlage dient, und grössere, welche keine Wünsche offenlassen. Als wohl einfachste Variante softwaregestützter Automatisierung kann die Serienbrieffunktion in MS Word angesehen werden. In InDesign wirkt die Möglichkeit, mit dem Werkzeug «Datenzusammenführung» zu arbeiten, als erster Automatisierungsschritt. Eine Stufe höher finden sich Consumer-Datenbanken wie FileMaker oder MS Access. Aufwendigere Workflows lassen sich mit den InDesign-Plug-ins Easy-Catalog oder priint:comet realisieren. Wer keinen Eingriff ins Layout benötigt, ist mit DocScape, einem PDR-Renderer gut bedient. Viele Anwendungsfälle können auch mit einem Content Management System (CMS) wie Drupal abgedeckt werden. Wer Performance benötigt und nicht jede Schnittstelle zu einem Fremdsystem entwickeln lassen will, kommt allerdings um ein professionelles Product Information Management System (PIM) nicht herum.

Webshop oder Print-Katalog: Product Information Management ist Pflicht

Sobald mehrere Känale mit Produktinformationen beliefert werden, trifft man auf den Begriff Omnichannel Marketing. Die komplexen Anforderungen an Omnichannel Commerce können Unternehmen kaum mehr ohne ein zentrales Stammdatensystem bewältigen. Es bildet die Basis für Omnichannel Marketing, wobei gerade das Produktinformationsmanagement eine tragende Säule ist. Mittels PIM-Systemen werden hier Integration, Erstellung, Pflege und Bereitstellung von Produktdaten – auch mehrsprachig – unterstützt.

Omnichannel Marketing: DAM ist Kür

An PIM-Systeme lassen sich in der Regel Bilddatenbanken, also Digital Asset Management (DAM) oder synonym Media Asset Management (MAM), anbinden. Diese Lösungen ermöglichen ihrerseits die zentrale und medienneutrale Haltung von Fotos, Videos oder Audiodateien. Die Integration von einem PIM- und einem DAM-System ist die Kür, um dem Wunsch eines organisierten Datenhandlings sowie eines effizienten Workflows gerecht zu werden. Gerade aber für Unternehmen, die sowohl Webshops, CMS und Printkataloge regelmässig mit aktuellen Informationen und Mediendaten bestücken müssen, empfiehlt es sich, auch ein DAM-System in Betracht zu ziehen.

Wie eine geeignete Lösung gefunden wird und was beachtet werden muss, erfahren Sie im Blogbeitrag: PIM-System evaluieren: Diese 5 Punkte gilt es zu beachten