Unsere monday.com-Webinare – Eine Zusammenfassung

Seit Anfang Jahr sind wir Partner von monday.com. Das Tool ist ein wahres Wunderwerk, wenn es um die Themen- und Projektplanung geht. Mit monday.com organisieren und verwalten Sie Projekte und Prozesse aller Art intuitiv, transparent, zentral und effizient. Wie das genau funktioniert, haben wir im Februar und März in zwei Webinaren erklärt. Sie haben die Webinare verpasst? In unserem Rückblick finden Sie die wichtigsten Infos – oder werfen Sie einen Blick in die Aufzeichnung.

Webinar 16. Februar 2022 – Themenplanung mit monday.com

Anhand eines wöchentlich erscheinenden Reisemagazins (Print) haben wir gezeigt, wie die redaktionelle Themenplanung einfach mit monday.com abgewickelt werden kann. Dies von der Ideeneingabe eines Redaktors über die Genehmigung durch den Redaktionsleiter bis hin zur Übermittlung an WoodWing Studio via der von a&f entwickelten Schnittstelle.

Das funktioniert folgendermassen: Zu Beginn erfasst ein Redaktionsmitglied seine Themenidee in monday.com und kann dort neben dem geplanten Erscheinungsdatum auch bereits das Ressort bzw. die Kategorie angeben, für welche der Beitrag vorgesehen ist. Ebenso ist es möglich, dem Themeninput mit einem sogenannten «monday Doc» bereits ein Konzept beizulegen. In diesem wird unter anderem ersichtlich, was der Inhalt der Geschichte sein soll und wer voraussichtlich interviewt wird. Dies liefert dem Redaktionsleiter die nötigen Informationen zur Genehmigung oder Ablehnung des Themas.

Wenn die zuständige Person das Thema bewilligt, wird es Board-übergreifend in das sogenannte Artikelboard verschoben und dort bereits in der Ausgabe abgelegt, in der das Thema vorgesehen ist. Hier wird es dann im Detail geplant und der Planer kann das Thema in Sub-Aufgaben aufteilen: So wird beispielsweise für den Artikel «Roadtrip Spanien» neben der Reportage auch noch ein Telefoninterview mit dem lokalen Autovermieter gemacht. Diese Unteraufgaben können wiederum einfach mit monday.com organisiert werden – denn redaktionelle Workflows und Aufgaben aller Art können unter anderem mit Statuslandschaften abgebildet werden.

Die Inhalte selbst werden nicht direkt in monday.com erstellt, sondern in WoodWing Studio. Mit einem Mausklick («mit Studio verbinden») wird für die in monday.com deklarierte Ausgabe und Kategorie ein neues Dossier in WoodWing Studio angelegt, in welchem ein leerer digitaler Artikel liegt. Hier kann dann mit dem Erstellen des Inhaltes in gewohnter Form fortgefahren werden.

Sie möchten mehr erfahren? Werfen Sie einen Blick in die Aufzeichnung!

Webinar 16. März 2022 – Projektplanung mit monday.com

Im zweiten Webinar haben wir anhand der Rolle einer Mitarbeiterin des Marketingdepartements veranschaulicht, wie monday.com zur Projektplanung eingesetzt werden kann. Zu Beginn lag der Fokus auf dem Projektgenehmigungsprozess. Das heisst, dass die Projektanträge in monday.com eingegeben werden können. Bereits hier kommen die sogenannten Automatisierungen zum Zuge. So wird beispielsweise die für die Bewilligung zuständige Person benachrichtigt, sobald ein neuer Antrag erfasst wurde – je nach Person, von dem der Antrag erfasst wurde. Bereits in der Phase der Projekterfassung können, wie in der Abbildung ersichtlich, die relevanten Eckwerte des Projektes erfasst werden.

Hat ein Verantwortlicher das Projekt bewilligt und den Status auf «genehmigt» geändert, erfolgen zwei Schritte: Einerseits wird in einem Übersichtsboard automatisch ein Eintrag des entsprechenden Projektes erstellt. So wird die Übersicht über die verschiedenen laufenden Projekte gewährleistet. Andererseits wird ebenfalls automatisch ein weiteres Board für das entsprechende Projekt angelegt, auf dem der Projektleiter das Projekt dann tatsächlich verwalten kann.

Hier organisiert der Projektmanager alle Aktivitäten übersichtlich, die mit dem Projekt zusammenhängen. Ebenso kann er Aktivitäten voneinander abhängig machen – beispielsweise, dass Aktivität 2 erst begonnen werden kann, wenn Aktivität 1 abgeschlossen ist – und wenn es eine Verzögerung gibt, werden die abhängigen Aktivitäten automatisch um den Zeitraum der Verzögerung nach hinten geschoben.

Ebenfalls Thema im Webinar war neben den Automatisierungen auch die Integration weiterer Lösungen – wie zum Bespiel Microsoft Teams. Es ist unter anderem möglich, die monday.com-App in Teams zu integrieren. Somit können alle Funktionalitäten und Boards von monday.com direkt in Teams bearbeitet werden, womit wird ein Tool-Wechsel hinfällig wird.

Sie möchten mehr zu monday.com und WoodWing erfahren? Am 26. April 2022 geben wir Ihnen in einem weiteren Webinar einen Einblick in die Neuerungen der beiden Tools. Und zeigen Ihnen, was sich in der Praxis bewährt hat.