Webinar Adobe Sign – Unser Rückblick

Am 28. September 2021 präsentierte Matthias Schuch von Adobe zusammen mit Guido Strassmann von der a&f systems ag in einem spannenden Webinar das effiziente Signatur-Tool Adobe Sign. Die Themen beinhalteten:

• Überblick und Infos zu Adobe Sign
• Einfache Signatur (Live Demo)
• Workflow (Live Demo)
• Mega Sign (Live Demo)
• Mobile App

Die Teilnahme war kostenlos, es bestand reges Interesse. Falls Sie das Webinar verpasst haben, finden Sie in unserem Beitrag die wichtigsten Informationen.

Adobe Sign: Optimieren, beschleunigen, sicherstellen

Das Webinar begann mit einer allgemeinen Erklärung und einer Einführung über die Funktionen von Adobe Sign. Zu diesen gehören:

• Was ist Adobe Sign?
• Wie kann Adobe Sign eingesetzt werden?
• Wieso Adobe Sign?
• Wer nutzt Adobe Sign? (Kundenreferenzen)
• Adobe und Microsoft Partnerschaft
• Acrobat vs. Adobe Sign
• Elektronische Signatur vs. Digitale Signatur

Zudem erklärte Matthias Schucht, wo Adobe Sign eingesetzt werden kann und anhand einer Forrester Analyse, warum sich Adobe Sign für Unternehmen lohnt. Verschiedene Kundenreferenzen zeigten, wie sich Adobe Sign in der Praxis bewährt. Zudem wurde die Partnerschaft von Adobe und Microsoft vorgestellt, was der Unterschied zwischen Acrobat und Adobe Sign ist und wie sich eine elektronische von einer digitalen Signatur unterscheidet.

Adobe Sign: Einfach, effizient, schnell

In einer anschliessenden Live-Demo gaben die beiden Spezialisten einen Überblick über das Adobe Sign Webportal, eine einfache Signatur, einen Workflow und Mega Sign mit einer Mobile App. Es wurde unter anderem gezeigt, wie man ein Dokument direkt aus dem Webportal an zwei Empfänger sendet und den Status des Agreements im Portal einsehen kann. Zudem wurde ein Workflow erstellt, im Rahmen eines Arbeitsangebotes. Auch zeigten Schucht und Strassmann, wie man ein Mega Sign mit CSV verschickt und das Agreement über Daten in der CSV füllt. Dass eine Mobile App für Firmen durchaus praktisch sein kann, zeigte die Demo über das Senden aus der App und das Unterzeichnen in der App. Letzteres funktionierte leider bei der Live-Demo nicht wie gewünscht.

Adobe Sign – Ihre Fragen, unsere Antworten

Zu Abschluss des Webinars wurden von den Teilnehmern einige Fragen gestellt, die wir gerne im Folgenden beantworten:

«Ist es möglich, als Kleinunternehmen Adobe Sign auf eigenen Servern laufen zu lassen?»

Adobe Sign ist nur als SaaS in der Cloud verfügbar. Adobe Sign kann aus Sicherheitsgründen nicht auf eigenen Servern installiert werden. Dadurch, dass der gesamte Signaturvorgang auf einem vertrauten System stattfindet, kann Integrität und Authentizität gewährleistet werden. Dies wäre nicht der Fall, wenn der Vorgang auf fremden bzw. kundeneigenen Servern stattfindet.

«In Acrobat kann ich ja aber Zertifikate verwenden (auch qualifizierte Signaturen der höchsten Ebene) seit knapp 20 Jahren. Somit kann ich ja auch ein seriöses PDF Formular mit einer absolut rechtsgültigen elektronischen Signatur nach EIDAS und/oder ZertS verwenden. Auch mit mehrfach Signaturen. Stimmt das?»

Man muss hier unbedingt unterscheiden: Wenn es darum geht, eine eigene Signatur auf einem Dokument zu leisten, kann dies auch Acrobat. Adobe Sign zielt auf eine Ende-zu-Ende Digitalisierung eines kompletten Prozesses ab. Mit Adobe Sign können Signaturen angefragt werden, es können Routings erstellt werden, es werden Protokolle erstellt, das Dokument wird automatisch archiviert usw. Zusätzlich kann Adobe Sign verschiedene Gruppen und Benutzer enthalten, so dass für eine Organisation genau festgelegt werden kann, wer unterschreiben bzw. wer Unterschriften anfragen darf. Dies beinhaltet folglich auch ein Reporting über das gesamte System. Die Signatur im Acrobat ist eher etwas für individuelle Personen.  

«Wie sieht die Situation mit der Anforderung nach LTV (Long Term Validated) in Adobe Sign aus?»

Adobe Sign Zertifikate sind LTV (Long Term Validated). Das kann auch im Acrobat unter den Zertifikatsdetails eingesehen werden.

«Ist es im Signaturprozess (wie im gezeigten Beispiel Arbeitsvertrag) möglich, anstatt der einfachen Signatur auch eine zertifikatsbasierte Signatur zu verwenden?»

Ja das ist es. Die Entscheidung, ob eine einfache oder eine digitale Signatur geleistet wird, findet beim Erstellen des Dokumentes statt. Es gibt ein «Signatur»-Feld und ein «digitale Signatur»-Feld.

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Wir freuen uns auf Sie.

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