Imagine: Bauer Media Group setzt auf WoodWing – Teil 1

Die Bauer Media Group publiziert als nachhaltig erfolgreiches Medienunternehmen Inhalte für Millionen von Menschen in ganz Europa. Das Angebot reicht von Print- und Online-Publikationen über Hörfunk und Audio-Unterhaltung bis hin zu Preisvergleichsdiensten für Verbraucher und digitalen Marketingdienstleistungen. Bauer Media befindet sich in der fünften Generation in Familienbesitz und konzentriert sich auf eine verbraucherorientierte Denkweise. Die 16‘000 Mitarbeitenden haben ein gemeinsames Ziel: Inhalte und Dienstleistungen zu liefern, die das tägliche Leben der Menschen bereichern. Gemeinsam mit der a&f systems ist die Bauer Media Group einen grossen Schritt in Richtung Zukunft gegangen – und setzt auf die Produktpalette von WoodWing.

Die Ausgangslage

Bislang arbeiteten die drei beteiligten Länder der Bauer Media Group – Deutschland, UK und Polen – mit verschiedenen Redaktionssystemen. Für Deutschland und das Vereinigte Königreich wurde zwar dasselbe System eingesetzt, jedoch funktionierten beide komplett voneinander getrennt. Die DAM-Systeme der drei Länder waren komplett unterschiedlich, fragmentiert und boten keine Möglichkeit zur übergreifenden Verfügbarkeit von Content. Zudem griff das Medienhaus in Polen auf eine Eigenentwicklung zurück, welche nicht mehr unterstützt wurde. Jedes Land hatte somit andere Workflows, (Um-)Systeme und andere Abhängigkeiten sowie Strukturen.

«Internationale Grossprojekte sind der Eckpfeiler unserer Erfahrung und Entwicklung – darauf sind wir besonders stolz. Gemeinsam mit dem Kunden, langjährigen Partnern und unseren Spezialistinnen und Spezialisten sorgen wir für professionelle Zusammenarbeit und herausragende Ergebnisse.»

Philippe Lindegger, CEO a&f systems ag

Die Zielsetzung

Das Ziel der Bauer Media Group war es, ein zentrales Redaktions- und DAM-System zu etablieren, das sowohl für Deutschland, Polen als auch das Vereinigte Königreich funktioniert. Dieses sollte zudem einfach und unkompliziert zu bedienen sein und die Kollaboration über alle beteiligten Länder hinweg massiv ausbauen und stärken. Dabei sollte ein Standard bezüglich Funktionalitäten, Rechten und Struktur etabliert werden, der die Bedürfnisse aller beteiligten Regionen abdeckt und gleichzeitig im Tagesgeschäft vernünftig zu unterhalten ist. Davon sollten mehr als 260 Publikationen und 1‘600 User profitieren. Ebenso sollte der Re-Use von Content über alle Regionen hinweg einfach gewährleistet werden. Die Wiederverwendung von Inhalten war eines der übergeordneten Hauptziele bezüglich Effizienz-Steigerung und Kosteneinsparungen. Aus diesem Grund suchte die Bauer Media Group zuerst nach einem zentralen DAM-System. Durch diverse Workshops der a&f systems gemeinsam mit WoodWing wurde jedoch schnell klar, dass die zusätzliche Einführung eines Redaktionssystems zielführender war. Denn andernfalls wären nicht nur entsprechende Spezialentwicklungen benötigt worden, sondern auch zahlreiche Medienbrüche die Folge gewesen.

Die Lösung

Die Lösung für die Ansprüche der Bauer Media Group bot WoodWing. Dabei standen die beiden WoodWing-Systeme «Studio» und «Assets» im Zentrum, welche durch individuelle (Plugin-)Entwicklungen erweitert und deren kundenspezifische Schnittstellen mit diversen Umsystemen verbunden wurden. Der Vorteil: Die Kombination aus Redaktionssystem und DAM-System stammt nicht nur aus einem Haus, sondern deckt auch die Anforderungen aller beteiligten Länder ideal ab. Vor allem die in WoodWing sehr einfach einsetzbaren, standardisierten Layout-Templates vereinfachen das tägliche Schaffen. Durch den Best-of-Breed-Ansatz konnte die a&f systems eine saubere Ablösung sowie die Anbindung bestehender Systeme garantieren. Bei dem Projekt handelte es sich um das erste WoodWing-Cloud-Projekt in Europa – und dies gleich in einer enormen Grösse, was Benutzer, Content und geografische Ausdehnung betrifft.

«Am Anfang haben wir gesagt: No way, das schaffen wir niemals in der Zeit. Aber geht nicht gibt’s nicht – gemacht, getan. »

Serge Dillier, Head of Applications und
Deputy CEO a&f systems ag

Der Projektablauf

Das gesamte Grossprojekt startete im Sommer 2020 mit einem Proof of Concept für WoodWing Assets. Das dedizierte Programm namens «Imagine» wurde dann im Februar 2021 aufgezogen. Es bestand aus diversen Subprojekten, Projektleitern, Business Analysten sowie unterschiedlichen Personen, welche das Geschäft bei der Transition unterstützten. Die Bauer Media Group begann also zuerst mit einer umfassenden Business-Analyse, welche dann an die a&f systems zur Umsetzung weitergegeben wurde. Natürlich dauerte es etwas, bis eine gemeinsame Struktur gefunden wurde und auch die verschiedenen Personen und Abläufe des Kunden besser bekannt waren. Das Projekt wurde von Anfang an in mehrere Phasen aufgeteilt, um Publikation/Segment um Publikation/Segment auf das neue sogenannte GPS (Global Publishing System) zu migrieren. Das GPS bestand aus den WoodWing-Produkten im Zentrum und den integrierten Umsystemen, welche für die Produktion genutzt werden – sozusagen die Redaktionssystem-Umgebung. In jedem Land gab es andere Grundvoraussetzungen zur Ausgangslage. Die Arbeitsweisen sollten konsolidiert und in einem System abgebildet werden.

Als erstes wurde der Entwicklungs-Start der Schnittstelle zum vorherigen System (Blattplanung) angegangen. Nach und nach wurden die alten Systeme dann auf die Produktionsumgebung von WoodWing umgestellt. Das GoLive des neuen Systems erfolgte schliesslich im Herbst 2021. Parallel dazu fanden Workshops zur Definition von standardisierten Benutzergruppen und -rechten statt. Es wurde eine Definition von sogenannten «SmartTemplates» festgelegt, um eine einheitliche, technische Struktur der einzelnen Brands und Layouts zu ermöglichen. Der Zweck war eine einfache und standardisierte Integration sowie die Sicherstellung der künftig nachgelagerten Verwendungszwecke. Digitale Artikel-Strukturen- und -komponenten wurden definiert mit den Zielen, die Integration bei gleichzeitiger Flexibilität im Tagesgeschäft zu standardisieren und den Re-Use sicherzustellen. Es wurde eine Schnittstelle zu monday.com (Themen sowie Artikel-/Layout-Planung) entwickelt sowie auch die Schnittstelle zu Amendo (Bildoptimierung), diverse Plugins für WoodWing Studio und WoodWing Assets wurden schrittweise ausgerollt.

«Bei der Bauer Media Group entstehen täglich Produkte, die Millionen von Menschen in ganz Europa begeistern. Von Print- und Online-Publikationen über Audio-Entertainment bis hin zu Online-Vergleichsportalen. Wir sind stolz, mit unserem Know-how und unseren Systemen einen wertvollen Beitrag dazu zu leisten.»

Stefan Schärer, Head of Sales & Marketing und Co-Owner a&f systems ag

Anfangs wurde ein hybrider Ansatz verfolgt. Infolge der gesetzten Projekt-Timelines wurde jedoch schnell klar, dass es einen stetigen Zufluss von zu vielen neuen Aufgaben, Anforderungen und technischen Herausforderungen gab. Dieser konnte von keiner der beteiligten Organisationen gehandhabt werden – die Menge und Komplexität war zu hoch.  Somit wurde auf eine klassische Sprint-Organisation und damit den DevOps-Approach gewechselt, um den Workload und die Entwicklungen besser steuern zu können.

Dieser Ansatz beinhaltete eine Reihe von Praktiken, Tools und eine kulturelle Philosophie, die die Prozesse zwischen Softwareentwicklung und IT-Teams automatisieren und integrieren sollten.  Sowohl die Technologie als auch das Mindset der Beteiligten wurde standardisiert. Durch diese Standardisierung der Arbeitsschritte kann eine Entwicklung zukünftig rasch in den produktiven Betrieb übergehen. Das Schema sah folgendermassen aus:  Entwicklung –> Testing –> Q&A –> Training –> GoLive. Falls nötig, sollten neue Funktionalitäten nach dem GoLive Schritt für Schritt hinzugefügt werden.

«Unsere Erwartungen an das erste Cloud-Projekt in Europa waren, die Skalierbarkeit, Flexibilität und Effizienz unseres cloudbasierten Angebots zu demonstrieren. Das Ergebnis hat unsere Erwartungen übertroffen!»

Gerard van den Akker, Marketing Operations Manager WoodWing

Die Herausforderung

Die grössten Herausforderungen lagen in den drei unterschiedlichen Sprachen, den komplett unterschiedlichen Abläufen und Systemen und dem Re-Use, welcher im Zentrum stand und bisher nicht gelebt wurde – und wenn, dann nur pro Land. Im Zuge der Zusammenarbeit wurden drei unterschiedliche Ländertemperamente und Arbeitsarten vereint. Zudem bestanden verschiedene Strukturen der Teams und unterschiedliche Wissenstände. Aufgrund der Grösse des Medienhauses wurde ein hoher Grad an Standardisierung angestrebt. Sowohl im Aufbau und der Integration des Systems als auch im Unterhalt des Tagesgeschäftes. Das Arbeiten mit drei verschiedenen Ländern und Kulturen war zwar einerseits herausfordernd, jedoch auch genauso spannend. Jedes Land hat eigene Probleme und Hürden im «alten» System, aber auch im neuen. Die grosse Gruppe aus allen drei Ländern zu schulen, zu briefen und auf die neuen Prozesse einzuschwören war zugleich eine Herausforderung, aber auch ein grosser Erfolg.

Das Fazit

Durch das Nutzen der sogenannten SmartTemplates (InDesign Templates, welche gemeinsam erarbeitet wurden, um die Mehrheit der Magazine möglichst vereinfacht und automatisierter zu erstellen) wird die tägliche Arbeit optimiert und dadurch wesentlich effizienter.  Der Support konnte länderübergreifend zusammengeführt werden, da nun alle gleich arbeiten. Personen können sich bei auftretenden Problemen über die Länder hinweg unterstützen und Synergien nutzen. Es wurden wichtige Erfahrungen für den Umgang mit WoodWing Cloud gesammelt und kontinuierlich Verbesserungenvorschläge eingebracht. Die Zusammenarbeit innerhalb der gesamten Unternehmensgruppe ist signifikant verbessert worden. Die Wiederverwendung von Daten wurde stark gefördert und funktioniert ebenfalls länderübergreifend.