Ein M besser: Die Migros arbeitet mit WoodWing Studio und Assets

Die Migros ist eines der grössten Detailhandelsunternehmen der Schweiz. Zehn regionale Genossenschaften bilden den Migros‐Genossenschafts‐Bund (MGB), zu dem zahlreiche Tochtergesellschaften wie beispielsweise Denner, Migrolino, Digitec Galaxus oder Hotelplan gehören. Bereits seit 1994 sind die Migros und a&f systems ein eingespieltes Team. Nun durften wir die Migros bei der erfolgreichen Umstellung auf WoodWing Studio und Assets begleiten.

Die Ausgangslage

Bislang arbeitete die Migros mit zwei bestehenden, unabhängigen Publikations‐Systemen. Während das «MigrosMagazin» bereits in WoodWing Studio – jedoch mit einem «Print First»‐Workflow – produziert wurde, erfolgten die Produktionen weiterer Publikationen wie «Migusto» oder «iMpuls» mittels eines weiteren Publikations‐Systems. Die daraus resultierenden Systembrüche erschwerten die Handhabung der unterschiedlichen Prozesse über die einzelnen Services und Publikationen hinweg und verkomplizierten die Wiederverwendung sowie den Unterhalt von Inhalten innerhalb der Organisation. Ebenso erfolgte die Aufbereitung von Online‐Content in aufwändigeren und unterschiedlichen Prozessen.

«Es war der Zeitpunkt gekommen für eine Standardisierung und Effizienzsteigerung der Prozesse. Dass wir dabei auf unseren langjährigen Partner a&f systems vertrauen, war naheliegend und die Prüfung der Umsetzbarkeit unserer Anforderungen mittels WoodWing ein konsequenter Schritt.»

Markus Leiter, Leiter Media Technology Migros‐Genossenschafts‐Bund

Die Zielsetzung

Die Migros hatte einige Anforderungen an das neue System:

• Senkung der Betriebskosten durch die Konsolidierung der zwei bestehenden Publikationssysteme in ein neues, integrales System.
• Effizienzsteigerung in den Übersetzungsprozessen der Artikel – durch die Nutzung einer Schnittstelle aus dem Redaktionssystem in das Übersetzungssystems des internen Dienstleisters.
• Effizienzsteigerung durch Auslieferung von medienneutralem Content an die verschiedenen CMS‐(Um)Systeme und die Print‐Kanäle.
• Effizienzsteigerung durch Standardisierung von Publikationsprozessen und der Mehrfach‐, bzw. Wiederverwendung von Inhalten.
• Zentralisierung der Content‐Asset‐Verwaltung von Produktions‐ und Archivdaten der gesamtem Direktion Kommunikation & Medien.

Die Lösung

Nach einer Evaluation im Rahmen eines Proof of Concept (PoC) stellte sich WoodWing mit seinen beiden Produkten «Studio» und «Assets» als präferierte Lösung für den Migros‐ Genossenschaftsbund heraus. Die enge Verzahnung von Multichannel‐Redaktionssystem (Studio) mit einem Digital‐Asset‐Management‐System (Assets) ermöglicht der Migros, den Content‐Produktionsprozess schlank zu halten und wertvolle Zeit für redaktionelle Arbeiten zu nutzen. Durch den konsequenten Content‐first Approach mit Nutzung des Digital Editors in WoodWing Studio erreichen die Redakteure der Migros einen durchgängigen und medienneutralen Prozess – von der initialen Erstellung bis zur finalen Auslieferung von Inhalten in Print und Digital. Der durch a&f systems entwickelte integrierte Übersetzungs‐Workflow ermöglicht die Content‐Adaption über alle Sprachregionen des MGB hinweg – dank der Möglichkeiten für kundenspezifische Integrationen in die WoodWing‐Produkte. Das optimierte Fotografenbriefing und die Übernahme von Rezept‐Informationen ermöglichen einen konsistenten Prozess.

Bestehende und bewährte Prozesse wie die Blattplanung aus JournalDesigner sowie der Themen‐Planung aus Desk‐net, welche in WoodWing Studio integriert werden können, wurden übernommen und den aktuellen Gegebenheiten angepasst.

«Die langjährige Zusammenarbeit mit der Migros macht uns sehr stolz! Die vielen gemeinsamen Jahre schweissen zusammen, auch auf persönlicher Ebene. Jedes gemeinsame Projekt hat grossen Spass gemacht. Umso mehr freuen wir uns auf die Zukunft!

Stefan Schärer, Head of Marketing & Sales a&f systems ag

Der Projektablauf

Um der Komplexität des Konsolidierungsprojekts zu begegnen, wurden im Sommer 2019 in einem Vorprojekt die einzelnen redaktionellen und produktionsspezifischen Use Cases im Rahmen eines «Proof of Concept» dokumentiert, getestet und abgenommen. Dabei galt es, auch die Rollen, Berechtigungen und Workflows zusammen mit den Fachbereichen neu zu definieren. Folgende Punkte wurden im PoC behandelt:

• Aufzeigen von heutigen Herausforderungen im Workflowprozess: Workflows vereinfachen, Arbeitsalltag erleichtern, Vereinheitlichung der Tools, Effizienzsteigerung der Systemlandschaft
• Herausforderungen beim aktuellen Prozess: Systembrüche, fehlende Schnittstellen zwischen den Systemen, grössere zu übersetzenden Contentmengen, hohe Fehleranfälligkeit, kein paralleles Arbeiten möglich
• Was muss gegeben sein, um Inhalte medienneutral erfassen zu können: Was muss das Tool können?
• Weiteres Vorgehen: Detailerhebung der Requirements, Projektmethodik und Vorgehen aufgleisen, Prüfung der weiteren Produkte & Prozesse, vertiefte Prüfung von und mit a&f gemäss den Anforderungen der Migros

Während der anschliessenden Projekt‐Setup‐Phase wurde ein paralleles Projekt zum Aufbau eines Corporate‐Newsrooms gestartet. Hierdurch wurde es notwendig, Entscheide aus dem Vorprojekt nochmals neu zu beurteilen und zum Teil anzupassen.

Der Kick‐off für das Hauptprojekt «Editorial System 2021» (ES2021) erfolgte im Februar 2020. Nebst der Verfeinerung von Erkenntnissen und Vorarbeiten aus dem Vorprojekt startete zuerst der Aufbau eines Parallel‐Systems für sämtliche Applikationen. Der «Start auf der grünen Wiese» ist zwar aufwändig, erlaubte es dem auf zwei Jahre ausgelegten Projekt jedoch, ungestört vom Tagesgeschäft zu entwickeln und zu konfigurieren – ohne Altlasten mitzutragen. Die initiale Aufbauphase dauerte rund ein Jahr, bevor der erste produktive Rollout erfolgte.

Während mit den Systemen ein übergreifender Standard‐Workflow umgesetzt wurde, erfolgten die Umstellungen auf die neue Umgebung gestaffelt pro Publikation. So konnten die einzelnen Rollouts zielgerichtet vorbereitet und durchgeführt werden. Gleichzeitig erlaubten es die Feedbacks der Redaktion, vor der produktiven Inbetriebnahme der jeweils nächsten Publikationen die Systeme mittels neuer Funktionalitäten, Konfigurationen und Optimierungen stetig zu verbessern und dadurch die Akzeptanz bei den Systemnutzern kontinuierlich zu steigern.

Seitens a&f systems waren aus den unterschiedlichen Fachbereichen mehr als zehn Mitarbeitende in das Projekt involviert. Der Projektabschluss erfolgte per Dezember 2021. Da ein System aber nur so gut ist, wie es auch weiterentwickelt und verfeinert wird, geht die Reise hinsichtlich weiterer Entwicklungen und Optimierungen auch 2022 weiter.

Der Projektstart erfolgte unmittelbar vor dem Ausbruch der Covid‐Pandemie in Europa. Entsprechend passierte die gesamte Projektphase digital und via MS Teams. Physische Treffen waren im gesamten Zeitraum unmöglich. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase wurde jedoch bei beiden Projektpartnern festgestellt, dass dies der Qualität des Austauschs keinen Abbruch tat. Der gemeinsame Fokus auf die Projektziele war immer klar und spürbar. Die eigentlichen Arbeiten am System fanden regulär remote statt und wurden durch die Pandemie‐Situation nicht tangiert. Da die Projektbeteiligten von MGB und a&f seit vielen Jahren zusammenarbeiten, konnten die Einschränkungen im Rahmen gehalten und das Projekt erfolgreich umgesetzt werden.

«Die langjährige und sehr gute Zusammenarbeit mit der a&f systems hat sich auch in diesem Projekt wieder bewährt. Wir konnten uns auf die kompetente Unterstützung seitens a&f, sei es im Projekt oder in der Produktionsbegleitung, jederzeit verlassen!»

Christoph Spürgin, Leiter Editorial Technology Migros‐Genossenschafts‐Bund

«Ein Projekt in dieser Grössenordnung ist stets eine spezielle Herausforderung. Dank der erfahrenen und kompetenten Projekt‐Teams auf beiden Seiten wurden sämtliche Hürden gemeistert, spannende Lösungen gemeinsam entwickelt und ein glücklicher Kunde erfolgreich ins Story‐First‐Zeitalter geführt.»

Samuel Haldi, System Engineer Applications a&f systems ag, Projektleiter «ES2021»

Das Fazit

Trotz den teilweise anspruchsvollen Umständen aus dem Projektumfeld und den Herausforderungen der Pandemie wurde die Umstellung erfolgreich abgeschlossen und die gesteckten Projektziele erfüllt. Die neue Systemumgebung bietet nun die Basis, um die nächsten Herausforderungen im Corporate Newsroom anzugehen. Das kann zum Beispiel die Prüfung neuer Touchpoints, die Optimierung der bestehenden Content‐ und Distributionsformate oder auch die Migration in Cloud‐, bzw. SaaS‐basierte Services sein.

«Die Benutzer sind sehr zufrieden mit dem System und die Produktion läuft stabil und ruhig.»

Christoph Spürgin Leiter Editorial Technology Migros‐Genossenschafts‐Bund

Redaktionen mit einheitlicher Technik und Workflows auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, ist aufs Neue immer wieder spannend und einzigartig. Verschiedenste Entwicklungen und Customizings konnten dafür umgesetzt werden – und werden es auch in Zukunft.»

Samuel Haldi, System Engineer Applications a&f systems ag, Projektleiter «ES2021»