Auf einen grünen Zweig gekommen: Eugen Ulmer KG setzt auf WoodWing

Seit über 150 Jahren ist der deutsche Eugen Ulmer Verlag ein Familienunternehmen. Und auch heute tragen die fünf Gesellschafter den Nachnamen Ulmer, alle sind mit dem Thema Verlag schon ihr Leben lang verbunden. Mit rund 1‘600 lieferbaren Büchern und 20 Zeitschriften produziert die Eugen Ulmer KG Medien in aller Form rund um Haus und Hof, Gartenbau und Landwirtschaft. Zu allen Objekten gehören diverse Derivate wie Newsletter, Webseiten und Social Media. Gemeinsam mit der a&f systems führte der Ulmer Verlag ein begonnenes Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss – und arbeitet nun effizient mit der Produktpalette von WoodWing.

Die Ausgangslage

Das redaktions- und medienübergreifende Arbeiten war lange ein erklärtes Ziel der Eugen Ulmer KG. Jedoch waren die Prozesse dahinter ohne ein zentrales System nur schwer abbildbar. Ausgehend vom Gedanken, ein Media Asset Management mit verlässlicher Rechteverwaltung und vor allem eine Wiederauffindbarkeit verwendeter Assets zu etablieren, hat die Eugen Ulmer KG in der Evaluation schnell den Fokus erweitert:

• Grössere Standardisierung in den redaktionellen und herstellerischen Prozessen.
• Anbindung von externen Partnern überall in der Wertschöpfungskette.

Damit ist der Verlag jedoch zunächst gescheitert. Es wurde ein Sparringspartner benötigt, der mit der Eugen Ulmer KG vor allem die Prozesse in den Fokus setzt und erst dann deren Umsetzung realisiert. Mit WoodWing war die Ulmer KG sehr zufrieden, also wurde jemand mit Expertise gesucht. Mit Hilfe einer externen Beratung gelang es, den Integratorwechsel positiv und zügig zu gestalten.

«Wir sind immer wieder auf Artikel und Webinare der a&f systems gestoßen, die uns wirklich weitergebracht haben. Da wurden Lösungen für Probleme präsentiert, mit denen wir uns seit Monaten rumschlugen – und zwar am lebenden Objekt, in echt, am Kunden und nicht in der vertrieblich geprägten Möglichkeitenwelt.»

Katja Splichal, Leitung Verlagsbereich Produktion Eugen Ulmer KG

Als klar war, dass der Integrator gewechselt werden muss, wurde sehr schnell beschlossen, dass es «die Schweizer» werden sollen.

«Vom professionellen Erstkontakt über einige Rückmeldungen von zufriedenen Branchenkollegen bis zur Transparenz im Angebot hat es für uns gestimmt. Vor allem eine Aussage, die ich gut erinnere, hat Eindruck gemacht, denn zur Akquise taugt die nicht: ‹Günstig wird das nicht›. So kam es auch: Günstig wurde es nicht, aber jeden Franken wert.»

Katja Splichal, Leitung Verlagsbereich Produktion Eugen Ulmer KG

Der Projektablauf

Die Übernahme des bestehenden Projektes erfolgte in verschiedenen Schritten und begann im September 2022. Zu diesem Zeitpunkt hatte die Eugen Ulmer KG WoodWing Studio und Assets bereits seit zwei Jahren im Einsatz. Einerseits übernahm die a&f systems als neuer Integrator die bereits bestehende System-Umgebung, um künftig Support dafür bieten zu können. Dies jedoch mit der Absicht, dass diese Umgebung nur für eine begrenzte Zeit aktiv bleiben soll, bis eine neue Systemlandschaft aufgebaut und alle Publikationen auf diese migriert wurden.

«Der Arbeitsablauf war nicht ideal auf die Bedürfnisse der Eugen Ulmer KG abgestimmt. Es war noch keine Themenplanung integriert und die digitalen Kanäle wurden vorwiegend noch manuell beliefert. Somit wurden die Systeme nicht optimal genutzt und die Akzeptanz der Benutzer war auch nicht auf dem erhofften Niveau.»

Stefan Barmettler, System Engineer Applications a&f systems ag

Andererseits wurden parallel dazu Workshops durchgeführt, um die Ist- und Soll-Situation der Eugen Ulmer KG aufzunehmen. Basierend auf diesen Workshops wurde dem Kunden ein möglicher Arbeitsablauf mit passenden System-Komponenten für die zukünftige Produktion vorgeschlagen. Darauf zugeschnitten konnte anschliessend ein Angebot für das künftige Redaktionssystem ausgearbeitet werden. Nach Auftragserteilung ging es mit Detail-Workhops weiter. Jeder Schritt des Arbeitsablaufs wurde nochmals detailliert beleuchtet und definiert. Zudem wurden die Parameter für die Konfiguration der involvierten Systeme und Schnittstellen bestimmt. Nach der abgeschlossenen Konzeptphase startete die Installation und Konfiguration der Systeme und die Entwicklung der benötigen Schnittstellen und Plug-ins. Der Produktionsstart erfolgte mit zwei Publikationen. Dies äusserst erfolgreich, die intensiven Workshops zahlten sich aus. Anschliessend wurde der Rollout auf die weiteren Publikationen geplant. Seit November 2023 unterstützt die a&f systems im Rollout mit der Konfiguration der Systeme und mit dem Erstellen der Layout-Vorlagen für die zusätzlichen Publikationen. Der Abschluss der Rollout-Unterstützung ist für November 2024 geplant.

«Im Verlauf des Projektes und mit dem Onboarding von immer mehr Redaktionen wurden die Vorteile einer integrierten Systemlandschaft sicht- und greifbar. Wir befanden uns überraschend schnell in der Situation, dass es gar nicht schnell genug gehen konnte! Das war eigentlich der schönste Moment im Projekt, als die Redakteure und Redakteurinnen ungeduldig wurden, wann denn ihr ‹Objekt auch endlich dran ist›. Das ist der Ritterschlag, da weiß man dann, man ist auf dem richtigen Weg.»

Katja Splichal, Leitung Verlagsbereich Produktion Eugen Ulmer KG

Nebst WoodWing Studio und Assets sind bei Eugen Ulmer auch MagazineDesigner für die Blattplanung und Kordiam (ehemals Desk-Net) für die Themenplanung im Einsatz. Für eine nahtlose Planung und Produktion wurde Kordiam via BrixWire mit WoodWing Studio verbunden. Dazu kommen weitere Plugins und Umsysteme, welche für eine runde Produktion sorgen.

 «Das Projekt verlief planmäßig, perfekt reportet, sowohl im Budget als auch in der Zeit. Ich bin Stefan Barmettler, der uns bis heute teils intensiv betreut, extrem dankbar für seine phänomenal lösungsorientierte, souveräne und fachlich brillante Arbeit.»

Katja Splichal, Leitung Verlagsbereich Produktion Eugen Ulmer KG

Die Herausforderungen

Die Ressourcen für das Projekt waren beim Kunden begrenzt. So fanden die Workshops in kürzeren Sessions und immer remote statt. Dadurch war die Workshop-Phase länger, als zuerst erwartet. Durch die hohe Disziplin in den Remote-Meetings konnte man die Effizienz jedoch gewährleisten.

«Zu Beginn des Projektes ‹Einführung eines Redaktionssystems› und nach den anfänglichen Schwierigkeiten, die schließlich auch zum Wechsel des Integrators führten, hatten viele Redaktionen nachvollziehbarerweise heftige Ressentiments gegen eine Veränderung der etablierten Prozesse. ‹Never change a running system› und dergleichen Weisheiten sind da schnell bei der Hand – und das nicht unberechtigt.»

Katja Splichal, Leitung Verlagsbereich Produktion Eugen Ulmer KG

«Aus meiner Sicht war es ein erfolgreiches Projekt. Die intensiven Workshops haben sich ausgezahlt, es wurden nach Produktionsbeginn kaum Punkte aufgedeckt, die man korrigieren musste. Dies war dem Projekt-Team wichtig, weil man nach zwei schwierigen Jahren die Mitarbeiter:innen nicht mit einem halbfertigen Produkt beliefern konnte. Darum wurde für das Projekt auch keine agile Vorgehensweise gewählt.»

Stefan Barmettler, System Engineer Applications a&f systems ag

Das Fazit

Abgesehen davon, dass es etwas länger bis zum Produktionsstart dauerte als erwartet, verlief das Projekt hervorragend. Auch in Anbetracht, dass ein erster vor-Ort-Termin erst kurz vor Produktionsbeginn stattfand, verliefen die vorherigen Projektphasen sehr erfolgreich. Dies war vor allem der Disziplin in den Workshop und der offenen Kommunikation zu verdanken.

«Was wir im Nachhinein ändern würden? Das nächste Mal gleich mit a&f!»

Katja Splichal, Leitung Verlagsbereich Produktion Eugen Ulmer KG

«Die Zusammenarbeit war sehr angenehm. Auch wenn gewisse Details mehrfach beleuchtet werden mussten, bis das Konzept perfekt passte, waren es stets sehr konstruktive Workshops. Aufgrund der räumlichen Distanz ohne initiales Treffen war es etwas schwieriger, den Kunden richtig kennenzulernen. Aber es herrschte stets beidseits grosses Verständnis, ob für Wissenslücken oder für terminliche Schwierigkeiten.»

Stefan Barmettler, System Engineer Applications a&f systems ag