Den Zeitgeist erkannt: Freiburger Nachrichten AG arbeitet mit WoodWing Studio und Assets

Die Freiburger Nachrichten AG gibt als führendes Medienhaus in Deutschfreiburg die «Freiburger Nachrichten», den «Murtenbieter» sowie den «Anzeiger von Kerzers» heraus. Der Hauptfokus liegt auf der unabhängigen und qualitativ hochstehenden Versorgung der Deutschfreiburger Bevölkerung mit primär regionalen Nachrichten zu Politik, Wirtschaft und Sport – sowie auch mit internationalen Themen. Ebenso dient sie als Anlaufstelle für Inserate sowie einer regionalen Agenda. Die a&f systems durfte das Medienhaus bei der Umstellung auf ein eigenes Produktionssystem begleiten.

Die Ausgangslage

Die Freiburger Nachrichten AG entschied sich, im Rahmen ihres Digitalisierungsprojektes ein neues Produktionssystem zu etablieren. Das Medienhaus produzierte bereits mit WoodWing Studio und WoodWing Assets – unter Betreuung des Systems durch die a&f systems ag. Aus diesem Grund setzten die Freiburger Nachrichten auch beim Aufbau der neuen Produktionsumgebung auf die Zusammenarbeit. Ebenso wurde entschieden, Verlag und Redaktion zusammen zu legen. Das bedeutete auch einen physischen Umzug, der mit dem Go-live der neuen Produktionsumgebung koordiniert werden musste.

Die Zielsetzung

Das neue System wurde «auf der grünen Wiese» aufgebaut. Dies wurde zum Anlass genommen, um von einem bislang print-getriebenen auf einen modernen Content-/Story-First-Workflow zu wechseln. Die Print-Ausgaben der drei Titel bleiben weiterhin ein fester Bestandteil der Strategie der Freiburger Nachrichten AG. Gleichzeitig sollten die modernen Bedürfnisse der Leserschaft erfüllt und diese über unterschiedliche, digitale Kanäle sofort, konsistent und hochwertig versorgt werden.

Die Freiburger Nachrichten verfügten zwar bereits über eine bestehende News-Website sowie ein E-Paper mit breiter Leserschaft – jedoch war die Bewirtschaftung bislang umständlich und eine rechtzeitige Versorgung mit Content war schwierig. Deshalb sollte die News-Seite gesamthaft neugestaltet und den neuen Möglichkeiten entsprechend in den Gesamtprozess integriert werden. Eine neue Mobile-App sollte das Angebot abrunden.

Zusammenfassend beinhaltete das Projekt eine Modernisierung im Kontext der Kundenbedürfnisse sowie der Effizienzsteigerung. Diese unterstützt die Flexibilität der Leistungserbringung sowie deren kontinuierliche Weiterentwicklung. In Zukunft sollen weitere digitale Angebote folgen und entsprechend in die bestehenden Prozesse integriert werden können.

Die Lösung

Den Kern der neuen Umgebung bilden die beiden WoodWing-Applikationen Studio und Assets. Mit ihnen wird medienneutraler Content zentral erstellt, bewirtschaftet, gespeichert und verteilt – sei es ins Print-Layout als auch direkt in die digitalen Kanäle. Durch die konsequente Anwendung von Content First durch die Mitarbeitenden sowie der Verzahnung der beiden Welten Print und Digital werden die Vorteile dieser zeitgemässen Arbeitsweise umfassend ausgenutzt.

Das Hosting der Produktions-Systeme sowie der Umsysteme findet in der a&f Cloud statt. Die Freiburger Nachrichten profitieren hierbei von der langjährigen Cloud-Betriebserfahrung der a&f systems und einer massgeschneiderten, auf ihre Bedürfnisse angepassten Umgebung.

Die Vorteile der a&f-Cloud für die Freiburger Nachrichten auf einen Blick:

• Eines der modernsten Tier 3/4 Rechenzentren Europas mit einem eigenen Cage (abgetrennte Räumlichkeiten).
• Sicherstellung des höchsten Levels an Produktionssicherheit und einer flexiblen Arbeitsweise (Zeit- und standortunabhängiger Zugriff) auf Basis der voll-redundanten Infrastruktur durch Storage-Replikation, Zusatzbackup im Nebengebäude, dedizierter Firewall inkl. DDoS Schutz und regelmässigem ICT-Controlling der Infrastruktur und Applikationen.
• Kundenseitiges Entfallen der Investitions- und Betriebskosten für eine eigene Systemlandschaft.
• Interne IT-Ressourcen können effizienter und mit Konzentration auf das Kerngeschäft genutzt werden.
• Bereitschaftsdienst-Vertrag gewährleistet eine 24/7-Verfügbarkeit seitens a&f-systems.

Der zentrale Zugriff auf Systeme sowie Applikationen aus einer Hand vereinfachen die täglichen Prozesse, steigern die Effizienz und kommen am Ende des Tages den Freiburger Nachrichten zugute. Dazu gehört auch eine zentrale Software-Verwaltung mit Munki:

• Zeitersparnis für die Verteilung von Sicherheitsupdates und Software
• Die Installation und Enrollment von 40 Clients für Redaktion und Produktion
• 3 Monatlicher Vor-Ort Support

Folgende Applikationen werden in der Produktionsumgebung unter anderem eingesetzt:

• WoodWing Studio: Workflow-gestützte Erstellung und Verteilung von digitalen sowie Print-Inhalten.
• WoodWing Assets:Speicherung von digitalen Dateien aller Art sowie Archivierung aus WoodWing Studio.
• Tell Timone: Blattplanung von Layouts und Inseraten.
• BrixWire: News Hub zur medienneutralen Speicherung von Agentur-Meldungen. Eine Schnittstelle erlaubt die Übernahme von Content direkt in WoodWing Studio.
• Pixometry (ehem. Elpical Claro): Automatisierte sowie manuelle Bildbearbeitung, eingebettet in die Workflows in WoodWing Studio.
• Enfocus Switch: Sammlung und Verteilung von Daten – beispielsweise für das e-Paper oder die Belieferung der Schweizerischen Mediendatenbank.
• Axaio Made-to-Print: Automatisierte und Workflow-gestützte Ausgabe von PDFs – sowohl für Print als auch Digital.
• Munki: Zentralisierte Steuerung von Updates und Installationen der Arbeitsstationen von Mitarbeitenden.

Neben den oben genannten Applikationen kommt auch eine grosse Anzahl von Plug-ins zum Einsatz, welche von der a&f systems sowie weiteren Integratoren entwickelt und bereitgestellt werden. Damit werden Funktionalitäten und Prozesse möglichst optimal im Sinne der Freiburger Nachrichten gestaltet.

Der Projektablauf

Das Projekt lief speziell und gleichzeitig inzwischen vollkommen alltäglich ab: Nämlich infolge der Covid-Pandemie ausschliesslich auf digitalen Kanälen. Eine grosse Anzahl an Workshops legten den Grundstein für ein detailgetreues Organisations-Konzept und die daraus hervorgehende Umsetzung.

Bedingt durch die tiefgreifenden Veränderungen, welchen sich die Mitarbeitenden im Zuge der Content-First-Strategie stellen mussten, gingen die Freiburger den perfekten Weg: Der Miteinbezug eines Change Managers. Dieser war fester Bestandteil des Projekt-Teams und an der Konzeption sowie den Entscheidungsfindungen massgeblich beteiligt. Damit wurden die Mitarbeitenden zu jeder Zeit der Reise adäquat abgeholt und auf den Wandel vorbereitet.

Bedingt durch die neue technische Eigenständigkeit der Freiburger Nachrichten gab es keinen Spielraum für Verzögerungen beim Go-live. Der Aufbau des Produktions-Systems, die Integration der digitalen Kanäle inklusive WebCMS sowie die lokalen Vorbereitungen auf neuen Produktions-Geräten in Form von Computern vor Ort in neuen Büroräumlichkeiten mussten exakt aufeinander abgestimmt sein, um am Tag X zeitgleich in Betrieb genommen zu werden.

Bezüglich der Umsetzung lag der Fokus für das Go-live auf den Freiburger Nachrichten. Der Anzeiger von Kerzers sowie der Murtenbieter wurden im Anschluss umgestellt. Jedoch war es wichtig, dass die Standardisierung von Workflows sowie technischer Bedingungen von Beginn weg übergreifend gestaltet wurde.

Vor dem Go-live startete bereits eine Vorproduktion auf dem neuen System – da die Freiburger Nachrichten als Tageszeitung eine grosse Menge an Content generieren, speziell am ersten Produktionstag. Mit dem Go-live wurden die neuen Workflows «aktiviert» und digitaler Content initial aus den bisherigen Systemen auf die neuen Plattformen migriert.

Die erste Ausgabe der Freiburger Nachrichten aus der neuen WoodWing-Umgebung wurde am 2. Februar 2021 produziert. Die damit verbundene Produktionsbegleitung erfolgte wie das gesamte Projekt in einer feinabgestimmten, digitalen Form.

«Aus IT-Sicht war die Umsetzung des Projektes eine hochkomplexe Herausforderung auf allen Niveaus. Dank der professionellen und konstruktiven Unterstützung aller involvierten Spezialisten der a&f systems ag konnte das Grossprojekt pünktlich und erfolgreich umgesetzt werden. Keine Selbstverständlichkeit in Anbetracht der erschwerten Umstände, bedingt durch die intensive Covid-Pandemie!» 

Eric Schmid, Leiter Produktion und IT, Freiburger Nachrichten AG.

Das Fazit

Seit dem Go-live arbeitet die Redaktion konsequent und erfolgreich nach dem Prinzip Digital First. Wie jede Umstellung von Print First auf Content First ist es entscheidend, das Mindset des Produzierens den neuen Gegebenheiten anzupassen. Auch die neue Softwareverteilung mit Munki funktioniert einwandfrei und das Einbinden neuer Geräte und Benutzer laufen effizient ab. Die a&f systems ist an fest definierten Wartungsterminen vor Ort. Mit der neuen Umgebung haben die Freiburger Nachrichten eine Basis geschaffen, um sich den Herausforderungen der Zukunft erfolgreich stellen zu können.

«Ein wahres Mammutprojekt – dank der a&f systems jedoch ein voller Erfolg. Herzlichen Dank für die grossartige Zusammenarbeit!»

Rebecca Muntwyler, Unternehmensentwicklung und Projekte Freiburger Nachrichten

«Das Projekt mit der Freiburger Nachrichten AG war auch für uns ein Meilenstein. Wir sind froh über so viel kundenseitiges Vertrauen. Die neue Zusammenarbeit gestaltete sich von Beginn weg transparent und konstruktiv und ist es bis heute geblieben.»

Samuel Haldi, System Engineer Applications a&f systems ag

Die a&f systems ag – Unsere Rolle in Ihrem Projekt

Die a&f systems berät den Kunden bezüglich Strategie, Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse. Dabei analysieren wir bestehende Workflows, erkennen Schwachstellen und Probleme in der Produktion. Basierend auf der Analyse erstellen wir Lösungsvorschläge und Konzepte, wie ein entsprechendes Vorgehen umgesetzt werden könnte. Das Ganze wird in einem Projektplan visualisiert, mit Terminen versehen und als Angebot abgegeben. Die Application Engineers installieren neue Software und integrieren bestehende Lösungen. Die Ausbildung erfolgt häufig auf Basis einer Train-the-Trainer-Vorgehensweise. Wir bilden interne Spezialisten aus, die die Schulungen selbst übernehmen können. In einer Umstellungsphase sind wir vor Ort und begleiten die Produktion bei der Handhabung von neu eingeführten Prozessen und Technologien. Für den Support bietet die a&f systems zwei Optionen an: Die Unterstützung über ein Ticket-System während der Bürozeiten oder einen 7×24-Notfall-Support über eine spezielle Hotline.