Effizientes Produktdaten-Management für die Neuco AG

Ins richtige Licht rücken – darin ist die Neuco AG Profi. Die Schweizer Marktführerin mit Sitz in Zürich erschafft einzigartige Beleuchtungslösungen auf höchstem Niveau für Retail, Gastronomie, Büro, Wohnhäuser, Museen, Kirchen und Privatliegenschaften. Dabei folgen die Lichtexperten einer klaren Philosophie: Nicht die Quelle des Lichts ist entscheidend, sondern allein seine Wirkung. Mit über 150’000 Artikeln im Sortiment ist eines dabei besonders wichtig – das richtige Produktdaten-Management.

Die Ausgangslage

Bis anhin verwaltete die Neuco AG die Produktdaten ihrer über 150’000 Artikel manuell. Das bedeutete nicht nur das Kopieren von Lieferantendaten und Inhalten aus älteren Publikationen, sondern auch manuelles Aktualisieren verschiedener Publikationen und Duplizieren von Inhalten für Übersetzungen oder die eigene Webseite. Die Folgen waren sehr hohe Zeitaufwände für diese manuellen Prozesse sowie ein erhöhtes Fehlerpotential und damit ein hoher Zeitaufwand in der Prüfung.

Die Zielsetzung

Ziel war es, das hohe Fehlerpotential und den Zeitaufwand durch das manuelle Produktdaten-Management zu minimieren. Um dies zu erreichen, sollte die Datenhaltung, die bislang in unterschiedlichen Systemen stattfand, eliminiert werden und die Daten in einem einzigen System zusammengefasst werden. Ein Datenbankgestütztes und Workflow-geführtes medienneutrales Produktdaten-Management sollte über das komplette Sortiment um die Ausgabekanäle (Print/Web) optimal bestückt werden.

Die Lösung

Gemeinsam mit der a&f systems wurde Contentserv als ideales System für die Neuco AG evaluiert. Die Aufgabe der a&f lag darin, das PIM/MAM-System von Contentserv beim Kunden vor Ort (on Premises) zu implementieren und zu konfigurieren. Zudem wurden Schnittstellen für automatisierte Importe aus dem ERP des Kunden bereitgestellt und Exporte in Print und Web konfiguriert. Die a&f systems begleitete die Neuco AG dabei von Anfang an – vom Projektstart bis zum erfolgreichen Abschluss.

«Wir sind froh, dass wir zusammen mit der a&f systems und dem PIM/MAM-System von Contentserv die ideale Lösung für uns gefunden haben.»

Pascal Läubli, Leitung Marketing und Mitglied der Geschäftsleitung, Neuco AG

Ihr Ansprechpartner

Serge Dillier

Head of Applications & Deputy CEO, Co-Owner, Member of the Executive Board

sdillier@a-f.ch

Der Projektablauf

Zu Beginn des Projekts wurde der Fokus auf den Bereich «Print» gelegt. Im Verlauf des Projektes änderte sich der Ansatz jedoch zu «Digital First», was die Print-Katalogproduktion erst einmal in den Hintergrund rückte. Schritt für Schritt wurden die diversen Use-Cases im System umgesetzt, sodass Neuco ihr gesamtes Sortiment in Contentserv pflegen und nach und nach die Produkte mit marketingrelevanten Informationen wie Texten, technischen Daten, Bildern oder Schemata (z. B. Lichtverteilkurven) anreichern konnte. Mit dem Relaunch der Neuco Homepage im März 2018 wurden die Daten für die Webseite bereits direkt aus Contentserv bezogen. Im März 2019 stand ein weiterer grosser Schritt auf dem Programm  – das Update des Contentserv Systems von Version 14 auf Version 18. Auch in Zukunft gibt es immer wieder neue Anforderungen oder Anpassungen an das System, um die Datenpflege und Datenqualität noch weiter zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Aus diesen Anforderungen entstehen immer wieder kleinere Projekte, die die a&f systems ag zusammen mit dem Kunden Neuco umsetzen darf.

Die Hürden

In jedem grösseren Projekt gibt es Hürden, die zu überwinden sind. Eine Herausforderung beim gemeinsamen Projekt mit der Neuco AG war die automatisierte Erstellung von Produkttexten, zusammengestellt aus verschiedenen Merkmalen (Attributen) der Produkte. Hier wurde durch den Softwarehersteller ein spezielles Modul entwickelt, die sogenannten «StringFunctions». Diese bieten eine elegante und benutzerfreundliche Lösung, um ohne Programmierkenntnisse Informationen aus verschiedenen Merkmalen der Produkte zusammenzufassen und auszugeben. Die StringFunktions sind heute im Contentserv Standard integriert. Eine weitere besondere Anforderung lag in der vollautomatisierten bzw. workflowgesteuerten Erstellung von Produktdatenblättern (PDF) ab einem gewissen Reifegrad des Produktes. Dies wurde mit dem Contentserv-Modul «SmartDocuments» umgesetzt. SmartDocuments werden individuell programmiert (PHP, HTML, CSS) und konfiguriert und können somit als Templates für die Erstellung der PDFs zur Verfügung gestellt werden.

«Die Zusammenarbeit zwischen der Neuco AG und a&f systems ag verläuft stets auf einer offenen und ehrlichen Kommunikationsbasis. Die Zusammenarbeit macht grossen Spass.»

Fabian Arnold, System Engineer Applications a&f systems ag

Das Fazit

Die Neuco AG hat mit der Einführung des PIM/MAM Systems von Contentserv einen erheblichen und heute nicht mehr wegzudenkenden Mehrwert für das Produktdaten-Management erhalten. Die Datenpflege hat sich durch das «All in One»-System Contentserv massiv vereinfacht. Dies zeigt sich unter anderem in der Datenqualität und in der Produktivität im Daily Business.

«Mit der a&f systems haben wir einen starken, ehrlichen und vertrauenswürdigen Partner an der Seite. Unsere Anforderungen wurden vollumfänglich erfüllt.»

Pascal Läubli, Leitung Marketing und Mitglied der Geschäftsleitung, Neuco AG