WoodWing Studio und Assets: Online First für Somedia
Bereits seit einiger Zeit arbeitet Somedia mit den Produkten von WoodWing. Nun stand ein Upgrade ihrer Systeme an – und damit auch die Umstellung auf «Online First».
Somedia, ehemals Südostschweiz Medien, ist ein Schweizer Familienunternehmen und das führende Medienhaus in der Südostschweiz. Es unterhält zehn Standorte in den Kantonen Graubünden, Glarus, St. Gallen und Zürich. Mit 650 Mitarbeitenden versorgt Somedia die Anwohner der Südostschweiz mit Informationen aus der Region, aus Politik, Sport, Kultur und Unterhaltung über Print, Radio, TV und Online-Dienste. Seit vielen Jahren vertraut Somedia bereits auf a&f systems und die Produktpalette von WoodWing. Nun stand ein Upgrade der Systeme an – zusammen mit einer Modernisierung des Workflows auf «Online First».
Ausgangslage und Zielsetzung
Die Software von Somedia war in die Jahre gekommen und bot nicht mehr die aktuellen Standards an Sicherheit und Benutzer-Komfort. Die WoodWing-Umgebung wurde 2015 aufgebaut – mit einem zuletzt eingespielten Update im Jahr 2016. Die Content Station basierte auf der nicht mehr unterstützten Adobe Air Technologie, die Weblösung mit Flash war seit Anfang 2021 nicht mehr nutzbar. Adobe InDesign CS6 wurde mit jedem MacOS-Update instabiler und war mit den aktuellen OS-Versionen nicht mehr kompatibel.
Es wurde ein aktuelles und zeitgemässes System benötigt, das den Support vereinfacht und regelmässig aktualisiert werden kann. Hierfür sollten die alten WoodWing-Systeme (Enterprise und Elvis) auf die neuesten WoodWing-Systeme Studio und Assets upgegradet werden. Die Südostschweiz-Redaktion wollte zudem eine Digital-First-Strategie umsetzen und die Arbeitsabläufe für die bereits zuvor schon zusammengelegten Online- und Zeitungsredaktionen verbessern, inklusive einer Anbindung an das bestehende CMS von Somedia. Hierfür wurde eine Applikation benötigt, die das Verfassen von neutralen Artikeln ermöglicht.
Projektablauf
Somedia und a&f systems sind bereits seit über 30 Jahren ein eingespieltes Team. Für Somedia war deshalb klar, dass auch das neue Projekt gemeinsam gestemmt wird.
«Wir arbeiten schon seit 1990 zusammen und schätzen die Kompetenz von a&f systems im Bereich Redaktionssysteme. Das Projektteam hat uns von Anfang an gut und kompetent begleitet und unsere Fragen innert kurzer Zeit beantwortet.»
Hans Peter Bühler, Leiter IT-Services Somedia.
Im Sommer 2019 präsentierten Urs Felber und Christian Glanzmann (a&f systems ag) der IT-Leitung von Somedia die Lösung WoodWing Studio (damals noch Aurora). Das Produkt wurde innerhalb der Redaktion intensiv besprochen und Ende 2019 konnten sich alle Beteiligten bei der a&f systems ein Bild von WoodWing Studio machen. Im Sommer 2020 wurden die Anforderungen von Somedia für die Offerte im Rahmen eines Workshops ausgearbeitet. Das Projekt wurde schliesslich ab Januar 2021 umgesetzt und im Mai 2021 erfolgreich live geschaltet. Die Produktpalette von WoodWing überzeugte von Anfang an auf ganzer Ebene:
«Wir konnten das bestehende und bewährte, aber veraltete Redaktionssystem auf eine neue, vielseitigere und modernere Lösung upgraden, ohne etwas komplett Neues einzuführen. So konnten wir ohne grossen Schulungsaufwand und mit geringem Risiko die Migration umsetzen.»
Hans Peter Bühler, Leiter IT-Services Somedia.
Herausforderungen
Die grösste Herausforderung bestand im Upgrade von Elvis 4 auf Assets 6. Da die alte Elvis-Installation eine komplett andere Datenstruktur als das neue Assets aufwies, musste eine komplexe Daten-Migration durchgeführt werden. Diese war technisch sehr anspruchsvoll, weshalb zuerst ein zeitintensiver Probelauf der Migration durchgeführt wurde. Das bedeutete, dass Assets nicht wie geplant zusammen mit Studio im Mai 2021 live gehen konnte, sondern mit ein paar Wochen Verspätung eingeführt wurde. Dank des Probelaufs und guter Planung verlief die Migration jedoch schlussendlich ohne Probleme. Die Schnittstelle zum CMS von Somedia wurde seitens Kunde zuerst unterschätzt und musste für die pünktliche Einführung auf das Wesentliche reduziert werden. Dies bewährte sich jedoch sowohl finanziell als auch im Sinne eines schlanken Prozesses.
Fazit
«Die Zusammenarbeit mit Somedia hat sehr gut geklappt. Die technischen Ansprechpartner des Kunden verfügten über gutes Know-How und arbeiteten engagiert im Projekt mit. Die Redaktion gestaltete aktiv die neuen Workflows mit und war bei Produktionsstart bereits gut mit den neuen Prozessen vertraut.»
Christian Pfister, System Engineer Application a&f systems ag
Das Projekt war ein voller Erfolg, die Haupttermine konnten wie geplant eingehalten werden. Zwar gab es teilweise einige Herausforderungen, die gelöst werden mussten und entsprechend viel Zeit beanspruchten – durch die gute Zusammenarbeit von allen Parteien war das System am GoLive-Termin jedoch bereit und es mussten im Anschluss nur wenige Korrekturen, die für den Benutzer relevant waren, vorgenommen werden. Die Prozesse in der Redaktion wurden optimiert, die Ausspielung von neutralen Artikeln auf die Online-Plattformen von Somedia ist nun schneller und einfacher.
«Wir sind sehr zufrieden mit WoodWing. Es ist eine gute, integrierte Lösung. Die Arbeit im Browser mit WoodWing Studio und Assets ist sowohl für die Redaktion als auch für den IT-Support viel einfacher als früher.»
Hans Peter Bühler, Leiter IT-Services Somedia.
Ihr Ansprechpartner
DER SPIEGEL setzt im Projekt «Workflows + Systeme» auf a&f systems und die Produktpalette von WoodWing
DER SPIEGEL arbeitet seit 2019 mit WoodWing Assets. Im Sommer 2021 soll WoodWing Studio gruppenweit ausgerollt werden. Im Projekt «Workflows + Systeme» verschmilzt nun die Print- und Online-Redaktion auf der Ebene der Inhalteproduktion. Die a&f systems begleitet die komplette technische Umstellung.
