Stämpfli und Aurora – eine Erfolgsgeschichte

Das Thema medienneutrale Produktion und Multi-Channel-Publishing ist schon seit vielen Jahren in aller Munde. Rein technisch ist dies keine grosse Herausforderung mehr. Wären da nur nicht die Endanwender, mit ihren teilweise vernichtenden Statements: «Alles viel zu kompliziert, alles viel zu umständlich, es braucht viel zu viele Schritte.» Wie kommt es also zu einer echten Symbiose zwischen Mediendienstleister und Endkunde?

Aller Anfang ist schwer – die Ausgangslage

Die a&f systems ag propagiert seit ca. drei Jahren die Revolution im Bereich der Medienproduktion mit vormals Inception und heute Aurora. Die Stämpfli AG war einer der Vorreiter. Ein Testsystem wurde beim Kunden vor Ort eingerichtet, erste Tests wurden gefahren, Mängel, Fehler und fehlende Funktionalität wurden aufgenommen. So hat sich das zwei Jahre hingezogen. Die Firma Stämpfli hat nie aufgegeben, hat Vorinvestitionen getätigt, Leute ausgebildet und die a&f auf Trab gehalten. Plötzlich war es dann soweit, Aurora wurde marktreif und von WoodWing für den Einsatz im Feld freigegeben.

Markus Trachsel, Leiter Medienvorstufe bei der Stämpfli AG, erzählt im Interview von seinen Erfahrungen mit Inception/Aurora und der Umsetzung eines der ersten Aurora-Projekte bei der ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften:

Herr Trachsel, was hat Stämpfli dazu bewogen, so früh mit WoodWing Inception/Aurora einzusteigen?

Die Mehrfachnutzung von Inhalten ist für mich persönlich wie auch für die Stämpfli AG und natürlich für unsere Kunden schon seit der Einführung von Desktoppublishing ein Thema. Bis vor einigen Jahren gab es aber aus unserer Sicht keine schlaue Lösung, wenn es um längere Beiträge ging, die auch für den Druck verwendet werden sollten. Als WoodWing 2015 mit Inception auf den Markt kam, waren wir sofort von der Lösung mit diesem intuitiv und einfach zu bedienenden Tool begeistert.

«Aufgeben ist für uns kein Thema. Die Neugier ist immer grösser.»

Markus Trachsel, Leiter Medienvorstufe Stämpfli AG

Haben Sie in der langen Einführungszeit bis zur Marktreife nie daran gedacht, aufzugeben?

Wir wägen höchstens ab, wie viel Zeit und Ressourcen wir in ein Thema oder in ein Produkt aktuell investieren. Aufgeben ist für uns kein Thema. Die Neugier ist immer grösser. Da Inception keine Schnittstelle zum InDesign hatte, haben wir damals entschieden, unsere Zeit und unsere Ressourcen in die Weiterentwicklung unseres Redaktionssystems, der Stämpfli EditorBox (basiert ebenfalls auf WoodWing), zu stecken. Ich selber habe aber in dieser Zeit unseren Kunden Inception gezeigt und mit ihnen über das Potenzial dieser Lösung in Zusammenhang mit dem Redaktionssystem gesprochen.

Gab es nie Zweifel am Produkt Inception/Aurora?

Nein, wir wurden eher ungeduldig. Das hat dazu geführt, dass wir uns gedanklich und konzeptionell noch intensiver mit dem Thema auseinandergesetzt haben. Das hat auch a&f zu spüren bekommen. Wir waren wohl zeitweise ziemlich aufsässig, wenn es darum ging, neue Versionen und Informationen zu bekommen.

Wie haben Sie das interne Projektteam über die ganze Dauer motiviert?

Wir haben unsere Ressourcen gut eingeteilt. Dadurch blieb beim Produktmanager und bei den Entwicklern auch der Frust, der mit der Zeit aufkommen kann, aus. Sie konnten sich voll und ganz dem bestehenden Produkt widmen. Auch hat es sehr geholfen, dass uns a&f regelmässig über die Fortschritte informierte und wir gemeinsam Anlässe zum Thema besuchten.

Welche Ziele wurden gesetzt?

Da wir in dieser Lösung für unsere Kunden eine wirkliche Erleichterung für ihren Alltag sehen und es selber kaum mehr erwarten konnten, wollten wir bei der Markteinführung vom ersten Tag an dabei sein. Dieses Ziel haben wir erreicht! Ab Anfang Februar 2018 konnten wir unseren Kunden unser Redaktionssystem mit der Version 10.2.1 anbieten.

Erste Erfolge – die Kundenlösung bei ZHAW

Das Magazin IMPACT der ZHAW erscheint viermal jährlich. Jede Ausgabe widmet sich einem Schwerpunktthema, so steht beispielsweise die aktuelle Ausgabe unter dem Thema «Gesellschaftliche Integration». Die Redaktion des Magazins erfasst die Artikel medienneutral. Dadurch bietet sich die Möglichkeit, die Artikel von Beginn weg mit zusätzlichem Bild- und Videomaterial zu ergänzen. Per Mausklick gelangt der medienneutrale Artikel daraufhin in die Print-Ausgabe und die App des Magazins.

Wie sind Sie mit der neuen Lösung an den Kunden herangetreten?

Bei der Ausschreibung vom «IMPACT» der ZHAW war das Publizieren der Inhalte in einer App eine Anforderung. Zu diesem Zeitpunkt wurden aber die Inhalte aus dem fertigen Druckerzeugnis im copy-paste-Verfahren nach Inception übertragen. Als wir dann die Möglichkeit bekamen, unsere Offerte zu präsentieren, konnten wir der Kundin eine Vorabversion der jetzigen Content Station mit dem neuen Ansatz «Story first» präsentieren.

«Dank der Offenheit der Chefredaktorin für neue Technologien und Prozesse war es uns möglich, das neue System von Beginn weg einzusetzen.»

Markus Trachsel, Leiter Medienvorstufe Stämpfli AG

Wie hat der Kunde reagiert? Gab es seitens des Kunden Vorbehalte?

Die Chefredaktorin der ZHAW hat das Potenzial der Content Station auf Anhieb erkannt, weshalb wir auch keine Vorbehalte von ihrer Seite spürten.

Wie verlief die erste Produktion mit Aurora?

Sehr sportlich, wir hatten vom ersten Kick-off bis zur Schulung der Redaktoren nur gerade vier Wochen Zeit. Als wir dann dem ganzen Redaktionsteam und der Korrektorin den neuen Produktionsablauf präsentierten, erfuhren wir als Erstes viel Widerstand. Wir waren von der neuen Lösung so begeistert und hatten bis zur ersten Produktion so wenig Zeit, dass wir es versäumt hatten, alle Beteiligten mit Bedacht auf den Wechsel vorzubereiten. Es wurde zu wenig Zeit dafür eingeplant, gemeinsam mit dem Redaktionsteam die neuen Prozesse im Detail zu besprechen und die Veränderung zu thematisieren.

Damit die erste Produktion dennoch klappen konnte, richteten wir für einige Redaktorinnen und die Korrektorin kurzerhand den «Print first»-Ansatz wieder ein. Nun geht es darum, das Redaktionsteam auf dem Weg zum «Story first»-Ansatz zu begleiten.

Wie wurde das Thema «Story first» bei den Endusern aufgenommen und umgesetzt?

Die Redaktorinnen und Redaktoren müssen sich wohl erst noch daran gewöhnen. Die meisten haben über viele Jahre für den Druck produziert. Diese Denkweise zu ändern und zu verinnerlichen, wird bei den meisten noch eine Weile dauern. Es ist aber schön zu sehen, dass mit jeder Ausgabe – mittlerweile ist die Vierte erschienen – mehr nach dem Prinzip «Story first» produziert wird.

WoodWing Aurora – das Fazit

Was hat das neue System bei Stämpfli und beim Kunden verändert?

Wir haben uns viel neues Know-how angeeignet. Die bewährten Methoden und Mittel wurden um neue erweitert. Wir müssen immer wieder darauf achten, dass auch wir beim «Story first»-Ansatz nicht in alte Denkmuster zurückfallen, sondern den Ansatz konsequent verfolgen. Wenn wir davon abweichen, muss dies bewusst geschehen. Das Gleiche gilt für unsere Kunden.

Wie wurde der Arbeitsalltag der Direktinvolvierten vereinfacht?

Die Direktinvolvierten können die Content-Station aufbauen und strukturieren, wie sie wollen und haben auch keine Einschränkungen mehr, was das Einbinden multimedialer Elemente betrifft. Wer dies konsequent umsetzt, wird mit einem effizienten und schlanken Publikationsprozess belohnt.

«Alle Direktinvolvierten haben mit der Content-Station ein Hilfsmittel erhalten, mit dem sie einfach und unkompliziert Artikel erfassen können.»

Markus Trachsel, Leiter Medienvorstufe Stämpfli AG

Welche Benefits hat der Kunde im Digitalbereich?

Der Kunde besitzt nun seit vier Ausgaben alle relevanten Artikel auch in medienneutraler Form. Er hat die Möglichkeit, diese Artikel beispielsweise auf einer Website zu publizieren oder im konkreten Fall des Magazins «IMPACT» in einer App und auf der Schweizerischen Mediendatenbank (SMC). Der Kunde erhält mit der Content-Station eine zentrale Ablage für all seine Artikel und das dazugehörige Material. Es müssen keine unfertigen Texte mehr im Mailpostfach gesucht werden oder in verschiedenen Ordnern auf dem Desktop verstreute Bilder.

Ist der Kunde ZHAW zufrieden?

Das Feedback, das wir vom Kunden zur neusten Content-Station erhalten, ist gut. Auch wenn noch wichtige Funktionen fehlen und es noch wenige Bugs im System gibt, die wir temporär mit Workarounds umgehen. Gespannt warten wir auf jeden neuen Release, um zu sehen, ob diese nun implementiert oder im Fall der Bugs behoben sind.

Markus Trachsel, Leiter Medienvorstufe Stämpfli AG

Die Stämpfli AG

Die Stämpfli AG bietet Leistungen im Bereich der Unternehmenskommunikation und Verbandskommunikation. In Bern und in Zürich dreht sich bei alles um integrierte Kommunikation, wobei die Lösungen die Konzeption und die Umsetzung von Print- und elektronischen Medien umfassen. Die Stämpfli AG ist Teil der Stämpfli Gruppe, die vier Unternehmen vereint und an weiteren Firmen beteiligt ist. Bei der Stämpfli AG sind rund 330 Mitarbeitende aus 16 Nationen beschäftigt. Von Kommunikationsspezialisten über Verlagsdienstleister, Webentwickler und IT-Fachpersonen, Polygrafen, Korrektoren, Lektoren, Druckspezialisten und Texter bis hin zu Interaction Designern: Bei Stämpfli sind die verschiedensten Fachkräfte unter einem Dach tätig.