Der Touring Club Schweiz fährt hervorragend mit monday.com

Der Touring Club Schweiz (TCS) ist eine Non-Profit-Organisation mit rund 1.5 Millionen Mitgliedern. Damit ist sie in den Bereichen Personen- und Fahrzeugassistance die wichtigste Organisation der Schweiz. Die Zusammenarbeit mit der a&f systems besteht bereits seit 1990, gemeinsam haben wir zahlreiche Projekte umgesetzt. Ein grosser Meilenstein war sicherlich die Umstellung des «Touring» komplett in die Cloud. Und auch im Bereich Apple greift der TCS auf die Produkte der a&f systems zurück. Seit 2014 baut der TCS zudem auf das Redaktionssystem von WoodWing. Gemeinsam haben wir ein weiteres Projekt gestemmt: Die Redaktion des «Touring» entschied, ihr altbewährtes Excel-File zur Redaktionsplanung abzulösen – mit dem innovativen Projektmanagement-Tool monday.com!

Die Ausgangslage

Bislang verwendete der TCS ein Excel-File zur Redaktionsplanung, das von verschiedenen Personen bearbeitet wurde. Einige Nutzer waren die Arbeit mit Excel jedoch nicht gewohnt, weshalb es dementsprechend häufig Probleme mit dem Dokument gab. Die Produktionsplanung war vor allem bezüglich Lieferterminen schwierig ­– Terminerinnerungen erfolgten mündlich, es musste wiederholt nachgefragt werden, viele Artikel kamen gerade rechtzeitig oder zu spät. Das erschwerte zusätzlich die Planung für die Übersetzung und die Sprachredaktionen. Und die Kluft zwischen Redaktion und Korrektorat, Übersetzung, Gestaltung und Layout war gross: Der Endtermin war zwar allen Beteiligten klar, es bestand jedoch der Eindruck, dass die Redaktion die nachfolgenden Tätigkeiten nicht genügend berücksichtigte.

Die Zielsetzung

In Zukunft sollte die Redaktionsplanung einfach und verständlich bearbeitet werden können, jederzeit und aktuell. Die Kluft zwischen den verschiedenen Abteilungen sollte verkleinert werden und die Kommunikation untereinander verbessert. Ausserdem sollte die Bearbeitung einfach und verständlich funktionieren und jederzeit aktuell sein. Das neue Tool sollte zudem an Termine erinnern und nach proaktiver Kommunikation auffordern, wenn Termine nicht eingehalten werden können.

«Die Planung findet nun zentralisiert statt, die Kommunikation verläuft nahtlos und unmittelbar und für alle Beteiligten ist klar, was wer wann zu tun hat. Somit läuft der Planungsprozess deutlich effizienter ab»

Sabrina Meier, Head of Innovations & Strategy a&f systems

Die Lösung

Nach intensiven Gesprächen mit dem Touring Club Schweiz war uns klar: Die ideale Lösung versprach monday.com. Das Tool bietet eine virtuelle Plattform zur kollaborativen und zentralisierten Themen- bzw. Content-Planung und Projektplanung. Die a&f systems mit Sabrina Meier, Head of Innovations & Strategy, durfte die Plattform im Rahmen einer Präsentation bei der Redaktion des Touring Club Schweiz vorstellen. Schnell zeigte sich: Die Anforderungen der Redaktion konnten damit gut abgedeckt werden und so entschied diese, das Tool einzuführen.

«Die Präsentation von Sabrina Meier hat uns auf voller Linie überzeugt. Und schliesslich auch das Tool selbst: Die Schnittstelle zu WoodWing, Handling, Übersichtlichkeit, Automatisierungen – genau, wie wir es uns vorgestellt haben.»

Andreas Waber, Leitung Produktion «Touring»

Zusammen mit der a&f wurden die Workflows definiert und die Umgebung innerhalb von monday.com nahm Form an. Die redaktionelle Themenplanung konnte somit mit monday.com zentral und übersichtlich erfolgen.

Der Projektablauf

Die Umstellung vom gedruckten Excel-File zur Online-Variante bedeutete auch eine Umstellung im gewohnten Arbeitsablauf. Innert weniger Wochen waren jedoch alle Beteiligten mit dem Tool vertraut. Bis auf ein paar Kleinigkeiten bei den Automatisierungen, die jedoch schnell gelöst wurden, verlief das Projekt problemlos. Die grösste Knacknuss sowohl seitens TCS als auch seitens a&f systems war wohl das Handling der Textanschlussinserate-Planung. Aber auch das konnte gemeistert werden und die Redaktion des TCS arbeitet nun aktuell und unkompliziert mit monday.com.

«Die Arbeit mit monday.com ist sehr einfach und selbsterklärend. Das Tool bietet eine intuitive Benutzerführung und gute Online-Manuals. Und wir dürfen jederzeit bei Sabrina Meier rückfragen.»

Andreas Waber, Leitung Produktion «Touring»

«Die Zusammenarbeit mit dem TCS war sehr angenehm und insbesondere war es eine Freude zu sehen, wie sich die Beteiligten rasch an das Tool gewöhnt haben und angesichts ihrer Begeisterung dann selbst damit begonnen haben, weiterführende Ideen in monday.com umzusetzen.»

Sabrina Meier, Head of Innovations & Strategy a&f systems

Das Fazit

Die Redaktionsmitglieder des TCS sind mit monday.com vollauf zufrieden – auch wenn das Handling etwas Konzentration und auch ein bisschen Übung erfordert, weil schnell etwas gelöscht ist, was nicht gelöscht werden sollte. Es wurde zudem überlegt, monday.com in anderen Bereichen einzusetzen. Laut Andreas Waber gibt es Abteilungen, die durchaus ein Auge auf das Tool geworfen haben. Vorerst bleibt das Tool aber in der Redaktion – was sich schnell ändern kann. Der grosse Vorteil von monday.com ist, dass die Redaktion des TCS immer auf dem aktuellen Stand ist. Wenn also eine Redaktorin oder ein Redaktor ausser Haus ist und kurz den Produktionsstand abrufen will, funktioniert dies nun wesentlich einfacher.

«Wir sind ausnahmslos zufrieden. Monday.com ist ein tolles Tool. Alles ist immer aktuell und laufend verfügbar. Das Bewusstsein für eine bessere Verteilung der Liefertermine ist gestiegen. Die Kommunikation untereinander ist verbessert, die Klüfte kleiner. Wir könnten uns die vor-monday.com-Zeit nicht mehr vorstellen. Bewährt hat sich auch, dass nur einige wenige Schreibrechte haben. Die meisten besitzen nur Leserechte.»

Andreas Waber, Leitung Produktion «Touring»

«monday.com hat den Planungsprozess des TCS effizienter gemacht. Das liegt aber nicht nur am Planungstool selbst, sondern auch daran, dass sich die Anwender:innen sehr offen gezeigt und den neuen Workflow rasch akzeptiert und angewendet haben.»

Sabrina Meier, Head of Innovations & Strategy a&f systems