TX Group und a&f – Eine Zusammenarbeit, die ihresgleichen sucht

Die TX Group AG bildet ein Netzwerk von Medien und Plattformen, die täglich über 80 Prozent der Schweizer Bevölkerung erreichen. Sie besteht aus den Unternehmen TX Markets, Goldbach, 20 Minuten und Tamedia und beschäftigt insgesamt rund 3’700 Mitarbeitende an über 50 Standorten weltweit. Zusammen mit der a&f systems wurde ein Projekt realisiert, das als bahnbrechend bezeichnet werden darf. Der Gewinner? Sowohl die TX Group als auch die a&f. Wir erzählen Ihnen unsere gemeinsame Erfolgsgeschichte.

Anfang 2017 – Eine Idee wird geboren

Wie kann digitales Publizieren mit dem Mobile-First-Anspruch innovativ und fortschrittlich gestaltet werden? Ist es möglich, Inhalte digital aufzubereiten und automatisiert in Print auszuspielen? Wie schafft man passende Werkzeuge für die Arbeit in einer Mantelredaktion? Wie erreicht man im Infrastrukturbereich eine viel höhere Flexibilität? Vor diesen Fragen stand die TX Group Anfang des Jahres 2017 bei der Entscheidung für ein neues Redaktionssystem für ihre Redaktionen von Tamedia und 20 Minuten. Das Thema Infrastruktur war sehr schnell klar. Daraus ergab sich die Vorgabe, das komplette System in der Amazon-Cloud (AWS) aufzubauen.

Ziel war es, dass das gesamte Projekt über einen Zeitraum von drei Jahren bis spätestens Ende 2020 abgeschlossen ist. Dafür wurde es in zwei grosse Teilbereiche aufgeteilt. In einem ersten Schritt lag der Fokus auf den Printausgaben von Tamedia mit der Teil-Zentralisierung der Zeitungstitel und somit der Mantelproduktion. In einem zweiten Schritt wurde der Digitalbereich auf das neue System umgestellt.

Die passende Lösung für die Anforderungen bot WoodWing – in Kombination mit weiteren Tools aus dem Produktportfolio der a&f und Eigenentwicklungen der TX Group. Das Projekt startete im vierten Quartal 2017 mit Edy Winiger als Projektleiter auf Kundenseite und Martin Wicki mit seinem Team als Projektleiter der a&f. Das erste Ziel war sehr sportlich gesteckt: Bereits am 8. Juli 2018 sollte das Go-Live der ersten Tamedia-Zeitungstitel stattfinden. Parallel entschied sich die TX Group dazu, das in die Jahre gekommene Web-CMS komplett neu zu entwickeln. So wie bereits das vorherige war auch das neue CMS gänzlich eine Eigenentwicklung. Als eine hochgradig individualisierte Lösung bedeutete es eine Gratwanderung: Einerseits sollten die wichtigsten bestehenden Funktionen beibehalten werden, andererseits sollte das System den neuesten technischen Anforderungen entsprechen. Eine Eigenentwicklung des CMS bedeutete für die TX Group vor allem auch Flexibilität bei der Umsetzung neuer Anforderungen, um sich den stetig ändernden Herausforderungen des Marktes schnell stellen zu können. Aufgrund der Symbiose zwischen Print und Digital und der einfachen Integrationsfähigkeit von WoodWing Studio wurde entschieden, den Digital Editor von WoodWing an das von der TX Group eigenentwickelte Web-CMS Unity anzubinden.

Erste Stolpersteine

Gleich zu Beginn standen die Projektverantwortlichen vor zentralen Hürden. Zuerst galt es, die Werkzeuge den neuen Bedingungen der organisatorischen Veränderungen bei der Zentralisierung der Mantel-Redaktionen anzupassen. Nur somit würde ein hoch effizientes Arbeiten ermöglicht werden. Die Zeitplanung war eng gesteckt und die benötigten Tools erfüllten nicht vollumfänglich die Anforderungen der Cloud. Der wichtigste Punkt war aber, dass alle JournalistInnen zukünftig im Artikelbereich mit einem System arbeiten können, das komplett und individuell auf die User zugeschnitten ist. Dies sowohl für den Online- als auch den Print-Bereich. Das ganze Haus sollte nach der Umstellung mit dem gleichen Werkzeug arbeiten und wurde auf einen Mobile-First-Ansatz umgestellt.

Erste Erfolge

Der erste Erfolg liess nicht lange auf sich warten. Gemeinsam mit den Herstellern fand die a&f passende Lösungen, um die Tools in den geforderten «Cloud-Ready»-Zustand zu bringen. Auch die zweite Hürde wurde sehr schnell gemeistert. Gemeinsam mit WoodWing, Dataplan und b.comp setzte das Projektteam die Anforderungen an die Mantelproduktion in Rekordzeit erfolgreich um. Die vorhandene Menge von mehr als sechs Millionen Bild-Assets stand pünktlich zum Go-Live im ausgewählten WoodWing DAM «Assets» bereit.

«Die «in Stein gemeisselte» Terminvorgabe für den Rollout war äusserst sportlich – vor allem auch weil der Systemaufbau in der AWS-Cloud für das Projektteam weitgehend Neuland war. Entsprechend gross war die Freude aller Beteiligten beim Go-Live am 8. Juli 2018, als um 23.30 Uhr die letzte produzierte Seite pünktlich an die Druckerei geliefert wurde. Ermöglicht hat dies die sehr gute Zusammenarbeit im Projektteam basierend auf langjähriger gemeinsamer Projekterfahrung mit a&f.»

Edy Winiger, ehemaliger Head Editorial Applications & Processes bei Tamedia

2018 – Beginn der Massenrollouts

Nach etwas mehr als einem halben Jahr Konzept- und Aufbauarbeit wurden am 8. Juli 2018 der «Tages-Anzeiger» und «Der Bund» erfolgreich auf dem neuen Redaktionssystem WoodWing Studio produziert. Die webbasierte Anwenderoberfläche erlaubt das geräte- und standortunabhängige Arbeiten. Durch die Einführung der gemeinsamen Arbeitsoberfläche für den Newsroom wurde zudem die Harmonisierung der Plattformen und die Standardisierung der Arbeitsprozesse ermöglicht. Die Möglichkeit, Systeme in der AWS hochautomatisiert und mit einem höchsten Anspruch an die Sicherheit (z.B. Geo-Redundanz und Multifaktor-Authentifizierung) zu installieren, gehörten zu den Anforderungen des Cloud-basierten Projektes. Diese ersten Erfolge brachten den Stein ins Rollen. Bereits im August 2018 wurde die «SonntagsZeitung» auf das neue System umgestellt und im Herbst 2018 folgte schon die «Berner Zeitung» mit all ihren Regionalausgaben.

Neue Herausforderungen

Zwar war die Mantelproduktion bereits von Anfang an ein Thema, bei der «Berner Zeitung» wurde das Konzept jedoch zum ersten Mal richtig auf die Probe gestellt. Die Artikel sollten nun nicht nur mit zentraler Steuerung auf die einzelnen Titel verteilt werden, sondern zusätzlich noch auf die verschiedenen Regionalausgaben der «Berner Zeitung». Dies selbstverständlich hoch automatisiert und ohne manuellen Eingriff, quasi auf Knopfdruck. Auch diese Umstellung lief plangemäss, sodass die Projektteams voller Zuversicht auf die Umstellung der weiteren Titel anfangs 2019 blicken durften.

2019 – Ein Erfolg folgt dem anderen

Im ersten Quartal 2019 folgte die Umstellung der «Zürcher Regionalzeitungen» (ZRZ) und der «Basler Zeitung» auf WoodWing Studio. Dieser weitere Meilenstein bedeutete die Produktion sämtlicher kostenpflichtigen Zeitungen von Tamedia in der Deutschschweiz mit dem Redaktionssystem von WoodWing, also bis dahin 13 Titel. Wie schon zuvor bei sämtlichen Schulungen, Trainings und Rollouts war die a&f systems sowohl bei der «BaZ» als auch bei der «ZRZ» als Produktionsbegleitung vor Ort. Auf jeden einzelnen Titel wurde dabei speziell Rücksicht genommen, sodass jeder Rollout hervorragend gemeistert werden konnte. Das Konzept der Unterstützung im Schulungsbereich, bei den Konfigurationsarbeiten sowie bei der Produktionsbegleitung bewährte sich auf ein Neues.

Zeitgleich wurde die Umstellung auch in der Westschweiz mit den beiden Tageszeitungen «24heures» und «Tribune de Genéve» vorangetrieben. «24heures» ist die auflagenstärkste Tageszeitung der Romandie, entsprechend umfangreich war die Umstellung. Dabei gab es zusätzlich sprachliche Hürden zu überwinden. Dank des mehrsprachigen Teams der a&f konnten jedoch auch die Produktionen in Lausanne und Genf erfolgreich begleitet werden.

Somit wurde Mitte 2019 der erste grosse Schritt – die Umstellung der Printmedien auf WoodWing Studio – erfolgreich und zeitgerecht abgeschlossen.

2020 – Abschluss eines Wahnsinns-Projektes

Bereits zu Projektstart wurde konzeptionell geplant, wie zukünftige Anforderungen von neutralem Publizieren bestmöglich technologisch umgesetzt werden können. Deshalb wurden während der Aufbauphase die Workflows sukzessive so umgestellt, dass sie einem Mobile-First-Ansatz entsprachen. Parallel führte Tamedia intern ein separates organisatorisches Projekt durch, in dem die Redaktionen auf das Schreiben von Mobile-First-Artikel vorbereitet wurden. Letztlich lief der Gesamtprozess reibungslos ab: Der Entscheid der TX Group, die Front-Ends sämtlicher Online-Publikationen technisch komplett neu aufzubauen und einem Redesign zu unterziehen, als auch das Entwickeln eines eigenen Web-CMS, welches nahtlos in die WoodWing-Umgebung eigebunden werden kann. Durch diese Planung konnte am Schluss die gesamte Wertschöpfungskette abgebildet werden.

Sehr schön war zu sehen, wie die einheitliche Storytelling-Umgebung auf ganzer Linie von den Schreibenden positiv aufgenommen wurde. Ungeachtet davon, ob sie vor dem Projekt Teil der Print- oder der Digitalfraktion waren – die Redaktions-Mitarbeitenden waren begeistert von der Einfachheit und der Benutzerfreundlichkeit der neuen Werkzeuge. Dank der Modularität des Systems ist die TX Group auch gerüstet für die Herausforderungen der Zukunft. Sehr schnell kann auf neue Anforderungen des Marktes reagiert werden, sei es durch Erweiterungen und Anpassungen des Systems bis hin zum Austausch einzelner Komponenten. Dies, ohne dass das Gesamtkonstrukt des Systems in Mitleidenschaft gezogen wird.

Eine der grössten Herausforderungen war jedoch anfangs 2020 die Verlagerung der Arbeitsplätze ins Home-Office als Folge der Pandemiesituation. Technisch ging die Umstellung dank des neuen Systems einfach und reibungslos über die Bühne. Jedoch hatte selbst das sehr erfahrene Projektteam der a&f zu Beginn Zweifel, ob es unter diesen Umständen möglich sein würde, einen grossen Teil der Einführung im digitalen Bereich mit über 500 Usern durchzuführen. Denn das bedeutete Schulungen und Produktionsbegleitung via Bildschirm im Home-Office. Gesagt, getan und so wurde das vermeintlich Unmögliche problemlos durchgeführt.

Mit der «Berner Zeitung» konnte die TX Group im Februar 2020 schliesslich mit dem komplett neuen digitalen Workflow live gehen. Vor Ostern folgten weitere digitale Massenrollouts, bis die gesamte TX-Group mit dem Digitalbereich auch den zweiten grossen Schritt komplett auf die neuen Werkzeuge umgestellt hatte.

Die restlichen Titel – wie z.B. die 20 Minuten-Gruppe – wurden danach vom TX-Projektteam grossmehrheitlich in Eigenregie umgestellt. a&f wurde nur noch bei speziellen Fragen und Anliegen beigezogen.

Profitieren konnte die TX Group während der drei Projektjahre vor allem von der Erfahrung des Projektleiters Martin Wicki. Dieser unterstützte die TX Group laufend auch während der Gesamtkoordination und einzelner Teilprojekte. Dass der strikte Zeitplan so akkurat eingehalten werden konnte, macht beide Seiten stolz. Die konzeptionelle Phase des Projektstarts stellte sich am Ende als voller Erfolg heraus.

«Es war am Ende überwältigend zu sehen, dass die konzeptionelle Arbeit zu Beginn des Projektes wirklich voll und ganz dem entsprach, was die Praxis letztlich gefordert hat.»

Patrick Stalder, Head of Project & Application Management, TX Group

Das gemeinsame Projekt der TX Group und der a&f bedeutete für beide Parteien nie erlebte Erfahrungen. Viel Fleiss, umfassende Planung, starke Nerven, ab und an Tränen und unzählige Erfolgserlebnisse. Über die Projektdauer ist zudem eine Partnerschaft der Beteiligten entstanden, welche ihresgleichen sucht und auch nach offiziellem Abschluss des Projekts am 30. März 2021 weiterhin in dieser Form Bestand hat. Dazu abschliessend das Resümee des Hauptprojektverantwortlichen Franz Bürgi:

«In unserer TX Editorial Cloud (TEC) haben wir in den vergangenen Jahren sämtliche Tools zur Erstellung unsere Web- und Print-Inhalte konsolidiert. Nebst unserer eigenentwickelten WebCMS-Lösung Unity stellen Assets und Studio von WoodWing einen elementaren Bestandteil der Gesamtlösung dar. Auf dem Weg von der Konzeption der TEC, über die Umsetzung bis zu den zahlreichen Rollouts unserer Print- und Web-Angebote hat a&f uns zuverlässig und kompetent unterstützt. Die Zusammenarbeit mit a&f ist mehr als partnerschaftlich: Es ist eine Zusammenarbeit in einem grossen Team.»

Franz Bürgi, Group CIO Technology Services/IT