Enfocus Switch im Einsatz: Automatisierung leicht gemacht

Wer kennt es nicht? Ein neues Projekt steht an und es müssen neue Prozesse etabliert und verschiedenste Systeme involviert werden. Zur Verfügung stehen ein niedriges IT-Budget und wenig Zeit. Dazu fehlt es an einem Tool, um Prozesse abzubilden und zu verbinden. Gross ist die Verlockung, …

… mittels eines Skripts hier und eines manuellen Eingriffs da, sich irgendwie «durchzuwursteln». Die Krux dabei, bei einem Personalwechsel weiss niemand mehr so genau, wie das Konstrukt funktioniert. Freude bereitet dies niemandem, am allerwenigsten jenen, welche den Betrieb gewährleisten müssen. Was tun?

Ein Produkt mit gewaltigem Potenzial

Es war im Jahr 2006, als die A&F Computersysteme AG sich zum ersten Mal intensiv mit Switch auseinandersetzte. Schnell war klar, hier handelt es sich um ein Tool mit gewaltigem Potenzial. Ein Produkt, das technische Möglichkeiten eröffnen und gleichzeitig das Automatisierungsparadoxum auflösen wird. Bis dahin zogen Prozessoptimierungen meist auch den Einsatz von zusätzlichen Tools mit sich. Je mehr automatisiert wurde, desto komplexer wurde es für die IT. Enfocus Switch versprach Abhilfe.

Das Potential des Produktes

Was uns damals noch unter den Produktbezeichnungen Light, Full und PowerSwitch überschaubar portioniert von der Softwareschmiede Gradual angeboten wurde, ist heute ein ausgewachsenes Automatisierungsframework, welches sich modular an differierende Bedürfnisse anpassen und ausbauen lässt. Die grafische Oberfläche von Enfocus Switch ermöglicht es, komplexe Workflows sehr einfach und ohne Programmierkenntnisse und Skripte abzubilden. Die sogenannten Switch-Flows können damit übersichtlich auf einen Blick dargestellt und dokumentiert werden. Sollten die Bordmittel von Switch nicht ausreichen, besteht die Möglichkeit, mit dem Skripting-Modul umfangreiche Skripts in die Flows zu integrieren. Damit stehen wieder sämtliche Türen und Tore offen.

Auch unsere Kunden haben das Potenzial von Enfocus Switch entdeckt und konnten damit zahlreiche Arbeitsabläufe automatisieren. Anhand von zwei Kundeninstallationen möchten ich Ihnen dies näher aufzeigen.

Als zentrales Workflowtool im Verlagsumfeld

Bei der NZZ Mediengruppe übernimmt Enfocus Switch verschiedenste Funktionen. Eine der elementarsten Rollen des Tools  findet sich allerdings im Datenhandling.

Tagtäglich werden darüber Hunderte von Dateien durch mehrere Dutzend Flows verarbeitet. Was früher manuell von einem FTP-Server kopiert und in die interne Datenablage eingepflegt wurde, wird heute durch den Switch automatisiert erledigt. So werden beispielsweise Text- und Bilddaten aus unterschiedlichen Quellen automatisch in vorgegebene Verzeichnisse importiert. Diese und weitere Daten werden dann für die Redaktion zur Verwendung in Redaktions- und Web-Content-Management-Systemen bereitgestellt.

Auch zur Datenauslieferung an externe Satz- und Druckdienstleister werden bei NZZ Switch-Flows eingesetzt.

«Enfocus Switch ist unser Kernstück im Workflow und übernimmt nicht nur eine gewichtige Rolle im Produktionsprozess, sondern auch in der Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden. Wir haben mit Enfocus Switch in der Tat ein sehr zuverlässiges System, womit wir nicht nur den Automatisierungsgrad, sondern auch die Produktionssicherheit steigern konnten.»

Daniel Meier, Technologie-Applikationen Medien bei der NZZ Management AG

Das Automatisierungsframework bringt noch zahlreiche weitere spannende Werkzeuge und Module mit sich. So werden bei der NZZ aufgrund von Dateieigenschaften, wie etwa Dateiformaten, die Daten durch unterschiedlichste Abzweigungen im Workflow geleitet. Mittels einer Anbindung der callas pdfToolbox ist es möglich, PDF-Dateien bereits beim Import in die interne Datenablage auf Bildauflösung, Farbigkeit etc. zu prüfen.

Für schlanke Prozesse in der Druckdatenprüfung und -aufbereitung

In Druckereien und bei Mediendienstleistern schlummert viel Automatisierungs- und Optimierungspotenzial im Bereich der Druckdatenprüfung und -aufbereitung. Dies hat auch das Nordwestschweizer Medienunternehmen Schwabe AG erkannt. Prozesse vom Dateneingang über die Datenprüfung bis hin zur Datenablage sollten standardisiert werden. Für die Schwabe AG war schnell klar, es braucht hierfür ein Automatisierungsframework wie Enfocus Switch.

In Eigenregie zu standardisierten Arbeitsprozessen

Nach der Installation und Schulung durch A&F war David Maissen, Leiter Medienproduktion, in der Lage, eigene Prozesse in Switch abzubilden. So entwickelte Herr Maissen in Eigenregie einen kompletten standardisierten Arbeitsprozess für den Digitaldruck – vom Druckdateneingang über die Druckdatenprüfung bis hin zur automatisierten Druckformherstellung.

Fehleranfällige Arbeitsschritte nun automatisiert

Via Webinterface von Enfocus Switch werden Digitaldruckaufträge durch Kunden aufgegeben. Die Weboberfläche bietet eine Uploadfunktion sowie individuelle Felder zum Anreichern von Metadaten, wie beispielsweise Seitenanzahl, Farbigkeit, Format etc. Diese Angaben werden später im Workflow wieder aufgerufen und in die entsprechenden Prüf- und Korrekturschlaufen kanalisiert. Je nach Schwierigkeitsgrad der Prüfung werden Reports erzeugt, Dateien korrigiert und mit der callas Compare-Funktion verglichen. Sobald die Dateien geprüft und korrigiert wurden, findet via callas Impose eine automatisierte Druckbogenerstellung (Nutzendruck) für den Digitaldruck statt. Durch diese Standardisierung der bis dahin manuell ausgeführten, zeitraubenden und fehleranfälligen Arbeitsschritte werden Kunden besser und unter gleichbleibender Qualität in den Prozess eingebunden.

«Wir planen in Zukunft eine Anbindung von Enfocus Switch an unser MIS-System, um relevante Produktionsdaten im gesamten Produktionsprozess auszutauschen und so den Automatisierungsgrad zu erhöhen.»

David Maissen, Leiter Medienproduktion bei der Schwabe AG

Diese Kundenbeispiele zeigen, welch grosses Potenzial im Automatisierungsframework Enfocus Switch steckt. Der Kreativität im Gestalten von Arbeitsabläufen sind nahezu keine Grenzen gesetzt.