PIM Teil 2: PIM-System evaluieren – Diese 5 Punkte gilt es zu beachten

1) Interne und externe Workflows analysieren

Die erste Hürde bei der Evaluation eines PIM-Systems ist die Analyse aller internen Abläufe. Legen Sie von den Datenquellen bis zur fertig gedruckten oder digitalen Publikation jeden Schritt offen. Je besser die involvierten Abteilungen in Ihrem Unternehmen die eigenen Abläufe kennen, desto eher können Sie ein Pflichtenheft für die Konzeption der Umsetzung erstellen. Die Resultate und Erkenntnisse aus Ihrer Analyse bilden hierbei das Fundament des Projekts. 

In der Regel können nicht alle Anforderungen gleich mit der Initialimplementierung der PIM-Lösung umgesetzt werden. Klare Ziele helfen allerdings bei der weiteren Planung. 

2) Verantwortlichkeiten bestimmen

Für die Projektphase werden sodann die zuständigen Personen bestimmt und deren Verantwortlichkeiten geregelt. Jede für die Standardisierung der Abläufe involvierte Abteilung stellt idealerweise einen Verantwortlichen. Die Erfahrung zeigt, dass der Wille zur Standardisierung aller internen und externen Workflows von allen Beteiligten getragen werden sollte. Denn dies beeinflusst später wesentlich die Akzeptanz des neuen Systems. 

3) Ressourcen schaffen

Für die Konzeption und die Umsetzung eines Projektes sollten Sie ausreichend personelle und zeitliche Ressourcen einplanen. Für die Projektleitung kommt am besten eine IT-affine Person zum Zug. Idealerweise ist diese sowohl für die Evaluation eines PIM-Systems und als auch für das eigentliche Projekt hauptverantwortlich, hat die nötige Entscheidungsbefugnis und wird im Unternehmensmanagement breit gestützt. 

4) Kostenrahmen festlegen

Für die Projektkalkulation empfiehlt sich, nicht nur die Umsetzung des PIM-Systems im Blick zu haben. Oft begleitet ein Redesign (Webshop oder Printkatalog) oder auch die Ablösung des ERP-Systems das PIM-Projekt. Je nach Komplexität eines Projektes variiert der Preis. Verfügt Ihr Unternehmen über die notwendigen personellen und fachlichen Ressourcen, können Sie viele der Konfigurationen und Datenkonversionen selbst vornehmen. Mit Vorteil wird bereits in diesem Schritt geklärt, in welchem Zeitrahmen das PIM-System letztlich amortisiert werden soll. 

5) Standardisierung bestehender Arbeitsabläufe

Die Verantwortlichkeiten sind geklärt und die Analyse der bestehenden Workflows ist vorgenommen. Nun kann das Kernstück, die Standardisierung oder Harmonisierung der Abläufe, in Angriff genommen werden. Während dieser Phase entscheiden Sie, welche Arbeitsabläufe wie automatisiert werden. Beachten Sie hierbei: Je höher der Automatisierungsrad desto höher die Konfigurationskosten desto geringer später aber der Produktionsaufwand. 

Legen Sie für die Standardisierung so oder so Etappenziele fest. Erfahrungsgemäss ergibt es Sinn, ein PIM-System über mehrere Schritte zu implementieren. Ein erster Meilenstein könnte die Grundkonfiguration mit den minimal nötigen Eigenschaften für eine vollständige Werbemittelproduktion sein. Schritt für Schritt folgen die weitere Konfigurationen bis zur finalen Umsetzung mit allen Annehmlichkeiten.

Machen Sie sich auch Gedanken über die Qualitätskontrolle. Werden die künftigen Arbeitsschritte während einer Produktion im System geprüft oder gibt es noch andere Kontrollmechanismen? Die qualitätssichernden Abläufe können in einer weiteren Etappe implementiert werden – nachdem das System in der Grundkonfiguration getestet und erste Korrekturen angebracht wurden.

Richten Sie ein Testszenario ein, um sich vor unschönen Überraschungen während der Einführung des PIM-Systems zu schützen. Die Errichtung eines vollständigen Testsystems ist dabei sehr empfehlenswert. 

PIM-System evaluieren: Die wichtigen Fragen zusammengefasst

• Wird ein System bevorzugt, das gewisse Standards bezüglich Konfiguration vorgibt, oder ein System, mit dem jedes noch so kleine Detail selbst konfiguriert werden kann?
• Welche Datenkonversionen (Quell-/Zielsysteme) sind nötig?
• Müssen weitere Schnittstellen in Betracht gezogen werden (MAM-/DAM-System, ERP, CRM usw.)?
• Bringt die anvisierte PIM-Lösung diese Schnittstellen standardmässig mit?
• Soll die Konfiguration von internen oder externen Spezialisten vorgenommen werden?
• Wie hoch soll der Automatisierungsgrad ausfallen?
• Wie hoch darf der Wartungs- resp. der Schulungsaufwand sein?
• Zeitspanne bis zur Amortisation?